1 M1 . PENGENALAN MANAJEMEN PROYEK
Latar belakang, sejarah dan motivasi
mempelajari manajemen proyek khususnya TI
-Laporan Chaos 1995
• Penelitian Standish Group menunjukkan 31,1% mengejutkan
proyek akan dibatalkan sebelum mereka pernah mendapatkan selesai.
• Hasil lebih lanjut menunjukkan 52,7% dari proyek akan menelan biaya lebih
dari 189% perkiraan asli mereka.
• Di sisi keberhasilan, rata-rata hanya 16,2% untuk perangkat lunak
proyek yang diselesaikan tepat waktu.
- Sebuah laporan tahun 2001 menunjukkan bahwa AS menghabiskan $ 2.3 triliun
untuk
proyek setiap tahun.
• belanja TI di seluruh dunia diperkirakan akan tumbuh sebesar 4%
dan 6% dalam beberapa tahun mendatang.
• Pada tahun 2003 rata-rata manajer proyek senior di US berpenghasilan
hampir $ 90,000 per tahun
• Di AS, nomor-satu realitas acara TV pada tahun 2004, menggambarkan peran
manajer proyek penting dalam bisnis.
2 Keuntungan menggunakan formal manajemen proyek
• Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan SDM
• Meningkatnya relasi dengan customer
• Waktu pembangunan yang lebih singkat
• Biaya yang lebih rendah
• Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas
• Keuntungan yang lebih besar
• Meningkatnya produktivitas
• Koordinasi yang lebih baik
• Moral pekerja lebih baik
3 Pengertian Proyek dan Manajemen Proyek
Proyek adalah rangkaian usaha dalam jangka waktu tertentu yang
bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa unik tertentu ,
dilaksanakan oleh manusia dengan memanfaatkan berbagai sumber daya
melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan kontrol.
Contoh Proyek :
- Membuat desain
baru kendaraan di zaman sekarang.
- Mengembangkan
produk baru
- Membangun
sebuah gedung atau fasilitas dalam sebuah lingkungan
- Membuat perubahan
dalam struktur organisasi.
a) Proyek memiliki jangka waktu tertentu yang berarti bahwa rangkaian
aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai yang pasti
(ditargetkan).
b) Bersifat unik yang berarti bahwa tidak ada proyek yang menghasil kan
produk atau jasa yang identik.
Manajemen Proyek yaitu penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian,
peralatan, metodologi, dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek
sehingga dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak
yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut.
4 Kendala-kendala Manajemen Proyek
· Proyek harus
beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas.
· Manajer proyek perlu
mengambil pandangan holistik atau sistem proyek dan mengerti bagaimana terletak
didalam organisasi besar.
5 KerangkaKerja DanArea Knowledge Manajemen Proyek
Kerangka Kerja Manajemen Proyek
· Kerangka kerja
manajemen proyek menyediakan struktur dasar untuk memahami manajemen proyek
· Konteks manajemen
proyek menggambarkan lingkungan internal dan eksternal dimana dimana
proyek tersebut beroperasi.
· Rangkaian proses
manajemen proyek menggambarkan pandangan umum tentang bagaimana
proses manajemen proyek dalam pengelolaan proyek tersebut dilaksanakan dan
hubungan keterkaitan antaranya.
Area Knowledge Manajemen Proyek
1. Pengelolaan Waktu proyek termasuk memperkirakan berapa lama memakan
waktu untuk menyelesaikan kerja, membangun jadwal proyek yang dapat diterima,
dan menjamin ketepatan waktu penyelesaian proyek tersebut.
2. Pengelolaan Lingkup proyek termasuk menentukan dan mengelola semua kerja
yang diperlukan untuk menyeleesaikan kesuksesan proyek.
3. Pengelolaan Biaya proyek terdiri dari persiapan dan pengelolaan biaya
untuk proyek.
4. Proyek pengelolaan Resiko termasuk mengidentifikasi, menganalisis, dan
merespon resiko yang terjadi di dalam proyek.
5. Proyek SDM memperhatikan kegunaan efektif dari orang yang terkait dengan
proyek itu.
6. Project Integration management mempengaruhi dan dipengaruhioleh 8 area
pengetahuan lainnya
6.Alat dan Tehnik Manajemen Proyek
Alat dan tehnik manajemen proyek membantu manajer proyek maupun timnya dari
berbagai aspek manejemen proyek.
1. Analisis waktu, bagan Gantt, dan diagram network.
2. Perkiraan biaya
3. Perkiraan ruang lingkup
7.Hubungan manajemen proyek dengan disiplin ilmu lain
· Sebagian besar
pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengelola proyek yang unik atau hampir unik
untuk manajemen proyek (misalnya: analisis jalur kritis dan struktur kerja
rincian). Namun PMBOK tidak tumpang tindih dengan disiplin manajemen yang lain
nya.
· Manajemen umum
meliputi perencanaan, pengorganisasian, staf, melaksanakan, dan mengendalikan
operasi perusahaan berlangsung. Manajemen umum juga termasuk mendukung disiplin
ilmu seperti pemrograman computer, hukum, statistic dan teori
probabilitas,logistic dan personel. PMBOK ini tumpang tindih manajemen umum di
banyak daerah- prilaku organisasi, peramalan keuangan, dan teknik perencanaan.
· Daerah aplikasi
adalah kategori proyek yang memeiliki elemen umum yang signifikan dalam proyek
tsb namun tidak dibutuhkan hadir dalam semua proyek. Daerah aplikasi
didefinisikan dalam hal :
a) Teknis elemen, seperti pengembangan
perangkat lunak, farmasi atau teknik kontruksi.
b) Manajemen elemen, seperti kontrak
pemerintah atau pengembangan produk baru.
c) Industry kelompok, seperti
otomotif, kimia, atau layanan keuangan
8 Bagan gantt, diagram network dan alat manajemen proyek enterprise
Diagram Network
Bagan Gantt
Alat management proyek enterprise
9. ProfesidanSertifikasiManajemenProyek
Profesi Manajemen Proyek
Berbagai kelompok – kelompok tertentu berminat di berbagai bidang seperti
engineering, berbagai bidang jasa, maupun kesehatan.
Sertifikasi Manajemen Proyek
PMI telah menyediakan sertifikasi sebagai Project Management Profesional
(PMP). Untuk mendapatkan sertifikasi itu seorang PMP harus mempunyai pengalaman
proyek yang cukup, dan harus mengikuti test PMP dank ode etik yang telah ada.
11. Etika dalam Manajemen Proyek
Seorang PMP harus mengikuti kode etik yang ada. Karena kode etik adalah
begian penting dari semua manajemen proyek dan seorang PMP harus bertanggung
jawab secara professional.
12. Manajemen Proyek Software
Enterprise Proyek Manajemen software mengintegrasikan informasi dari
beberapa proyek untuk memperlihatkan status proyek-proyek yang telah disetujui,
aktif, dan akan datang dalam seluruh organisasi Juga menyediakan link pada
informasi yang lebih detail mengenai suatu proyek tertentu.
M2. KONTEKS MANAJAMEN PROYEK DAN TI
Gambaran Sistem dari Manajemen Proyek
Ketika
jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu
harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah –
masalah maupun kerumitan yang ditemui. Sehingga tingkat kerumitan yang menjadi
beban, lama – lama akan berkurang.
Manajer
proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan
memimpin tim mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki beberapa atribut,
seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah
kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang
pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin
kesuksesan perusahaan.
· Komitmen stakeholder dan top
manajemen dalam proyek TI
Stakeholder
adalah orang-orang yang terkait dalam aktivitas proyek dan
setiap stakeholder mempunyai komitmen untuk bekerja secara professional
dan bertanggung jawab dalam setiap manajemen proyek kerja. Stakeholder termasuk
tim proyek, manajer proyek, sponsor proyek, maupun user (pengguna).
· Pemahaman mengenai Organisasi dan struktur dasar
organisasi serta pengaruhnya pada proyek.
Terdapat
beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama
lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan
sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara
rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali,
dalam memanfaatkan sumber daya (uang,material, mesin, metode, lingkungan),sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang
digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.
Menurut
para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut:
§ Stoner
mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui
mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
§ James D. Mooney mengemukakan
bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai
tujuan bersama.
§ Chester I. Bernard berpendapat
bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih.
§ Stephen P. Robbins menyatakan
bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan
secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang
bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan
bersama atau sekelompok tujuan. .
Sebuah
organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti
penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan
perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi
yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh
masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan
sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga
menekan angka pengangguran
Orang-orang
yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus
menerus. Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur
hidup. Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang
konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota,
orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur
Struktur
organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan
dikoordinasikan secara formal
Variabel
Struktur
1.
UKURAN (SIZE) :- makin besar akan semakin komplek impersonal, semakinlugas ,
semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan.- ukuran menciptakan dilemma.-
tak ada yang tahu ukuran yang optimum.
2.
JUMLAH TINGKATAN HIRARKHI :- Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan
komunikasi vertikal.- Sebaiknya tak terlalu banyak.- Perhatikan efektivitas
komunikasi.
3.
STRUKTUR KEWENANGAN :- Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan
bagiorganisasi.- Siapa saja yang termasuk dalam struktur ?- Bila hanya satu
orang bisa timbil kesulitan.- Pendelegasian wewenang.
4.
STRUKTUR KOMUNIKASI :- Variabel yang terpenting.- Dari puncak hirarkhi sampai
ke paling bawah.- Juga perlu diperhatikan komunikasi horisontal.
5.
STRUKTUR TUGAS :- Sama dengan struktur peranan.- Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan
kepada anggota-anggotanya.- Apakah semua pekerjaan terbagi habis ?- Apakah
semua anggota mendapat peranan ?- Apakah hanya orang tertentu saja yang
berperan ?
6.
STRUKTUR STATUS DAN PRESTIS :- Apa yang diperoleh dari organisasi dengan
pengorbanan yangdiberikan ?- Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan
menjadianggota organisasi ?- Apakah prestis terbagi secara merata ?- Apakah
organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semuaanggota ?
7.
JARAK PSIKOLOGIS :- Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan
orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan).- Komunikasi emosi antara
orang-orang dalam hirarkhi.- Menunjukkan kemudahan komunikasi ver-tikal
effektif/tidakPhase dan siklus hidup proyek .
· Phase dan Siklus Hidup Proyek
Ada 6
tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over
Lapping Phases, prototyping, joint aplication development, herative life cycle.
Berikut
penjelasan secara detailnya:
1. Model
Water Fall
Ø System / Information Engineering and
Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan
sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software.
Ø Analisis Kebutuhan Perangkat
Lunak / Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan
diintensifkan dan difokuskan pada software.
Ø Design. Proses ini digunakan untuk mengubah
kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint”
software sebelum coding dimulai.
Ø Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin,
dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi
bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman
melalui proses coding.
Ø Testing / Verification. Sesuatu yang
dibuat haruslah diujicobakan.
Ø Maintenance. Pemeliharaan suatu software
diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang
dibuat tidak selamanya hanya seperti itu.
2. System
Engineering
Tahapannya
dengan menggunakan OMT (Object Modelling Technique)
Ø Model
Objek.
Ø Model
Dinamis.
Ø Model
Fungsional.
3. Over
Lapping Phases
Ø Komunikasi pelanggan Yaitu
tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan
dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan.
Ø Perencanaan Yaitu
tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek
informasi lain yg berhubungan.
Ø Analisis
Resiko Yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko manajemen
dan teknis.
Ø Perekayasaan Yaitu
tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari apikasi
tersebut.
Ø Konstruksi
dan peluncuran Yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi,
menguji, memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai.
Ø Evaluasi
Pelanggan Yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan.
4. Prototyping
Ø Pengumpulan
kebutuhan Pelanggan dan pengembang bersama-sama
mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua
kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat.
Ø Membangun
prototyping Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara
yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input
dan format output).
Ø Evaluasi
protoptyping Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang
sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan.
Ø Mengkodekan
sistem Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke
dalam bahasa pemrograman yang sesuai.
Ø Menguji
sistem Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai,
harus dites dahulu sebelum digunakan.
Ø Evaluasi
Sistem Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai
dengan yang diharapkan.
Ø Menggunakan
sistem Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk
digunakan.
5. Joint
Aplication Development
Ø Bussiness Modelling Tahap
ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan
informasi.
Ø Data
Modelling Tahap aliran
informasi yang sudah didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data.
Ø Process
Modelling Tahap dimana objek data yang sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang
diperlukan untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis.
Ø Aplication
Generation Tahap dimana menggunakan component program yang sudah ada atau membuat component yang
bisa digunakan lagi.
Ø Testing
and Turnover Tahap pengujian sistem.
6. Herative
Life Cycle
Ø Perencanaan (Planning)
Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work
plan) formal untuk pengembangan sistem
Ø Pendefinisian
Knowledge (Knowledge Definition) Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan
kebutuhan knowledge dari sistem
Ø Perancangan
Knowledge (Knowledge Design) Tujuan tahap ini adalah menghasilkan
rancangan rinci untuk sistem
Ø Koding
dan pengujian (Code and Checkout) Tahap ini menandakan dimulainya
pemrograman
Ø Verifikasi Knowledge (Knowledge Verification)
Tahap ini bertujuan untuk menentukan ketepatan, kelengkapan, dan konsistensi
sistem
Ø Evaluasi sistem (System Evaluation) Tahap
ini merupakan tahap akhir dari siklus dan bertujuan untuk menyimpulkan apa
yang dipelajari dari rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan
· Siklus hidup produk.
Siklus
hidup produk adalah suatu konsep penting yang memberikan pemahaman tentang
dinamika kompetitif suatu produk. Seperti halnya dengan manusia, suatu produk
juga memiliki siklus atau daur hidup. Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle)
ini yaitu suatu grafik yang menggambarkan riwayat produk sejak diperkenalkan ke
pasar sampai dengan ditarik dari pasar .
Siklus
Hidup Produk (Product Life Cycle) ini merupakan konsep yang penting dalam
pemasaran karena memberikan pemahaman yang mendalam mengenai dinamika bersaing
suatu produk. Konsep ini dipopulerkan oleh levitt (1978) yang
kemudian penggunaannya dikembangkan dan diperluas oleh para ahli lainnya.Ada
berbagai pendapatan mengenai tahap – tahap yang ada dalam Siklus Hidup Produk
(Product Life Cycle) suatu produk.
Ada
yang menggolongkannya menjadi introduction, growth, maturity, decline dan
termination. Sementara itu ada pula yang menyatakan bahwa keseluruhan tahap –
tahap Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle) terdiri dari introduction
(pioneering), rapid growth (market acceptance), slow growth (turbulance),
maturity (saturation), dan decline (obsolescence). Meskipun demikian pada
umumnya yang digunakan adalah penggolongan ke dalam empat tahap, yaitu
introduction, growth, maturity dan decline.Menurut Basu Swastha (1984:127-132),
daur hidup produk itu di bagi menjadi empat tahap, yaitu :
1.
Tahap perkenalan (introduction).pada tahap ini, barang mulai dipasarkan dalam
jumlah yang besar walaupun volume penjualannya belum tinggi. Barang yang di
jual umumnya barang baru (betul-betul baru) Karena masih berada pada tahap
permulaan, biasanya ongkos yang dikeluarkan tinggi terutama biaya periklanan.
Promosi yang dilakukan memang harus agfesif dan menitikberatkan pada merek
penjual. Di samping itu distribusi barang tersebut masih terbatas dan laba yang
diperoleh masih rendah.
2.
Tahap pertumbuhan (growth).Dalam tahap pertumbuhan ini, penjualan dan laba akan
meningkat dengan cepat. Karena permintaan sudah sangat meningkat dan masyarakat
sudah mengenal barang bersangkutan, maka usaha promosi yang dilakukan oleh
perusahaan tidak seagresif tahap sebelumnya. Di sini pesaing sudah mulai
memasuki pasar sehingga persaingan menjadi lebih ketat. Cara lain yang dapat
dilakukan untuk memperluas dan meningkatkan distribusinya adalah dengan
menurunkan harga jualnya.
3.
Tahap kedewasaan (maturity)Pada tahap kedewasaan ini kita dapat melihat bahwa
penjualan masih meningkat dan pada tahap berikutnya tetap. Dalam tahap ini,
laba produsen maupun laba pengecer mulai turun. Persaingan harga menjadi sangat
tajam sehingga perusahaan perlu memperkenalkan produknya dengan model yang
baru. Pada tahap kedewasaan ini, usaha periklanan biasanya mulai ditingkatkan
lagi untuk menghadapi persaingan.
4.
Tahap kemunduran (decline)Hampir semua jenis barang yang dihasilkan oleh
perusahaan selalu mengalami kekunoan atau keusangan dan harus di ganti dengan
barang yang baru. Dalam tahap ini, barang baru harus sudah dipasarkan untuk
menggantikan barang lama yang sudah kuno. Meskipun jumlah pesaing sudah
berkurang tetapi pengawasan biaya menjadi sangat penting karena permintaan
sudah jauh menurun.Apabila barang yang lama tidak segera ditinggalkan tanpa
mengganti dengan barang baru, maka perusahaan hanya dapat beroperasi pada pasar
tertentu yang sangat terbatas' Altematif-alternatif yang dapat dilakukan oleh
manajemen pada saat penjualan menurun antara lain:a. Memperbarui barang (dalam
arti fungsinya).b. Meninjau kembali dan memperbaiki progrcm pemasaran serta
program produksiny a agar lebih efisien.c. Menghilangkan ukuran, warna, dan model
yang kurang baik.d. Menghilangkan sebagian jenis barang untuk mencapai laba
optimum pada barang yang sudah ada.e. Meninggalkan sama sekali barang tersebut.
· Konteks dari proyek IT.
Sebuah fenomena yang unik telah terjadi dalam bidang teknologi informasi.
Fenomena ini dapat dilihat pada seluruh aktivitas yang terdapat didalamnya.
Hampir seluruh aktivitas yang terkait dengan kegiatan perencanaan, pengembangan
dan penerapan teknologi informasi dilakukan melalui aktivitas berbasis proyek. Hal
ini tentunya sangat berbeda dengan menyelesaikan sebuah pekerjaan yang bersifat
rutin, dimana dalam menyelesaikan aktivitas berorientasi proyek, waktu
pelaksanaan kegiatan, sasaran yang ingin dicapai, out put yang akan dihasilkan,
pihak-pihak yang terlibat, besarnya anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan
ditetapkan dengan jelas.
Fenomena diatas mengindikasikan bahwa seseorang yang ingin berhasil dalam
meniti karir di dunia IT, harus memiliki kemampuan yang baik dalam bidang
manajemen proyek teknologi informasi.
Selain diterapkan dalam bidang konstruksi, ilmu manajemen proyek juga tidak
kalah pentingnya untuk diterapkan dalam bidang IT. Nilai proyek IT yang cukup
besar menyebabkan penanganan proyek-proyek IT harus direncanakan secara matang.
Tidak jarang banyak proyek IT yang mengalami kegagalan dalam pencapaian tujuan,
jadwal maupun batasan biaya yang telah ditetapkan diawal
· Fungsi
kerja manajemen proyek
Mamfaat
manajemen proyek dilihat dari segi bidang-bidang tertentu yaitu:
1.
Planning to Do( Perencanaan Selanjutnya)Berfungsi sebagai memberikan gambaran
hubungan ketergantungan dan pekerjaan, mengindetifikasi jalur kritis,
merencanakan sumber daya, dan mengindentifikasi adanya select.
2.
PengendalianBerungsi memberikan dasar-dasar gambaran patokan dalam pengendalian
proyek.
3.
Lingkup kerja dan masalah yang dihadapi.Berfungsi memberikan dorongan nyata
demi terciptanya komunikasi anatar pemimpin proyek dan pelaksana proyek
dilapangan ,
supaya sukses dan
mendapatkan hasil yang memuaskan.Menurut H.Kerzener bahwa sisklus proyek adalah
kegiatan dari awal kemudian bertambah macam dan intensitasnya sampai puncak ,
kebawah dan keatas , masing-masing memiliki tahap khusus yang kompleksitas ,
ukuran dan jadwal yang ditentukan, atau diperlukan .Kompleksitas proyek
tergantung pada:
A.
jumlah ragam macam kegiatan.
B.
Macam dan jumlah kegiatan didalam suatu proyek dan luar.Supaya poryek cepat
berhasil ada hal yang penting diperhatikan yaitu:
1.
konsepsional proyek
2.
definisi proyek
3.
penyusunan organisasi
4.
pelaksanaan proyek
5.
peneyelesaian proyek.
Setiap
akhir pengkajian dan keputusan apakah proyek tersebur dapat dilaksanakan
ketahap berikutnya . hasil dari setiap tahap terdahulu merupakan masukan utama
bagi tahap berikutnya.
· Keahlian Seorang Manajer Proyek
Seorang
manajer proyek harus memiliki keterampilan yang luas hardskill maupun
softskillnya.
Keahlian
yang disarankan yaitu :
1.
Keterampilan berkomunikasi yang baik dan cekatan.
2. Keahlian dalam
berorganisasi sehingga dapat membuat rencana dan menganalisis masalah.
3. Keterampilan
team-building untuk memotivasi dan bekerja sama pada tim proyeknya.
4.
Keterampilan teknologi
5. Keterampilan
penyesuaian diri yaitu fleksibel, kreatif, sabar serta pantang menyerah.
6. Keterampilan
kepemimpinan agar memberikan visi yang besar untuk tujuan proyek tsb
· Berikut adalah karakteristik dari manajer proyek yang
efektif dan tidak efektif :
Effective
project manager
.Visioner
.Kompeten
.Motivator
yang baik
.Mendukung
anggota tim
.Membuat
ide – ide baru
Ineffective
project manager
.Minder
.Motivator
yang buruk
.Tidak
Kompeten
.Komunikator
yang buruk
M3.Group Proses manajemen Proyek
Pada Group Process Manajemen Proyek Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan Tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu group proses Dalam manajemen proyek terdapat 5 group proses yaitu :
a. Inisiasi Proyek
b. Kontrol Proyek
c. Perencanaan Proyek
d.Penutupan/akhir proyek
e.Eksekusi Proyek Dalam inisiasi proyek dilakukan sebuah pendefinisian proyek perencanaan.
Mendefinisikan atau merinci suatu tujuan proyek tersebut, serta merencanakan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan, sesuai dengan.
batasan yang telah disepakati di dalam inisiasi proyek ialah sebagai berikut:
a. Eksekusi, Mengintregasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek.
batasan yang telah disepakati di dalam inisiasi proyek ialah sebagai berikut:
a. Eksekusi, Mengintregasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek.
b. Kontrol, Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
c. Akhir, Melakukan formalisasi hasil proyek.
c. Akhir, Melakukan formalisasi hasil proyek.
Hubungan antara Grup proses dan area Knowledg
nowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge ialah memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi didalam grup proses.
Memilih Metodologi Manajemen Proyek
Sebuah perusahaan vendor IT atau vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan proyek, memiliki masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok untuk digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan ada pertanyaan metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk digunakan sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC).
Pengalaman membuktikan, tidak adanya kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya. Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol.
Memilih metodologi proyek memang bukan hal yang mudah. Kita tau ada berbagai macam metodologi mulai yang general, yang bisa diimplementasikan pada proyek apapun seperti PMBOK, PRINCE2 maupun yang spesifik untuk domain tertentu misalnya SWEBOK, XP, Scrum yang digunakan pada proyek development software. Masing-masing metodologi memiliki keuntungan dan kita perlu untuk TIDAK memilih begitu saja satu metodologi karena saya percaya tidak ada metodologi yang “one size fits all.”
Kita dapat mengelaborasikan beberapa metodologi dan membuatnya pesifik untuk perusahaan dengan catatan metodologi tersebut didefinisikan agar sesuai dengan sifat dari proyek-proyek yang ada dan sebisa mungkin masih dapat disesuaikan (tailored) sesuai dengan besarnya proyek.Untuk mengelaborasi metodologi, sebaiknya kita mulai dengan studi beberapa metodologi yang sudah ada. Ada baiknya kita membuat listing yang lengkap dari metodologi yang yang sudah ada, mempelajarinya secara high level, kemudian menentukan yang menjadimain interest, lalu melakukan klasifikasi seperti yang dijelaskan sebuah artikel “Defining & Classifying Project Management Methodologies.” Berikut ini gambaran level dari klasifikasi metodologi manajemen proyek dari artikel tersebut.
Ada baiknya perusahaan membuat sebuah referensi metodologi manajemen proyek pada Level 3 (Organization specific, customized methodology). Yang dibuat sedemikian rupa sehingga dapat diadaptasi menjadi L4 maupun L5 sesuai kemampuan manajer proyek.
Sebuah kesimpulan yang menarik terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel “Methodology Per Project”. Menurut penulis artikel tersebut, Alistair Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen dasar yaitu: roles, skills, activities, techniques, tools, teams, deliverables, standards, quality measures dan project values. Tidak semua metodologi mencakup semua elemen tersebut, semakin besar proyek maka harus semakin besar metodologinya artinya aspek elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal tersebut bisa dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa metodologi.Lebih jauh lagi.Inisiasi merupakan tahap pengenalan dalam memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada tahap ini proyek akan dijalankan dengan benar.
Sebuah kesimpulan yang menarik terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel “Methodology Per Project”. Menurut penulis artikel tersebut, Alistair Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen dasar yaitu: roles, skills, activities, techniques, tools, teams, deliverables, standards, quality measures dan project values. Tidak semua metodologi mencakup semua elemen tersebut, semakin besar proyek maka harus semakin besar metodologinya artinya aspek elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal tersebut bisa dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa metodologi.Lebih jauh lagi.Inisiasi merupakan tahap pengenalan dalam memulai proyek baru, dan memastikan bahwa pada tahap ini proyek akan dijalankan dengan benar.
Manajemen Proyek terdiri dari beberapa proses, sbb:
• Executing
Proses executing proyek diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas dalam perencanaan proyek terpenuhi
• Monitoring and Controlling
Adalah pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dgn rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal.
• Closing
Meraih lebih banyak lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita ada:
• Executing
Proses executing proyek diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas dalam perencanaan proyek terpenuhi
• Monitoring and Controlling
Adalah pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dgn rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal.
• Closing
Meraih lebih banyak lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita ada:
Project Management Intranet Site
• Inisiasi Proyek.
merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.
• Dokumen Inisiasi
Merupakan dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek.
• Inisiasi Proyek.
merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan.
• Dokumen Inisiasi
Merupakan dokumen yang berisi tentang tahap awal kegiatan awal yang sudah dibentuk sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan oleh tim proyek.
Rencana Proyek
Adalah sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat.
Eksekusi Proyek dan Pengawasan Proyek
Dengan definisi proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol pelaksanaan proyek jugapenyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.
Grup Proses Manajemen Proyek
Dalam Manajemen Proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan, tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu group proses.
Bagian-bagian Dalam manajemen proyek terdapat 5 group proses yaitu
• Inisiasi Proyek
• Perencanaan Proyek
• Eksekusi Proyek
• Kontrol Proyek
• Penutupan/akhir proyek
• Perencanaan Proyek
• Eksekusi Proyek
• Kontrol Proyek
• Penutupan/akhir proyek
Inisiasi Proyek
Pada manajemen proyek, fase inisiasi merupakan batu pijakan penting untuk memulai sebuah proyek. Dalam fase inilah, tiga poin utama yaitu lingkup pekerjaan, harga dan jadwal ditentukan. Penentuannya dapat dilakukan berdasarkan kesepakatan pemilik proyek dan penerima pekerjaan, atau hanya berdasarkan keputusan pemilik proyek. Di sini, keahlian negosiasi akan berperan banyak. Biasanya, dalam proyek yang melibatkan pihak pemerintahan, harga dan jadwal sudah ditentukan berdasarkan penetapan anggaran di tahun yang sedang berjalan. Oleh karena itu, penerima pekerjaan perlu bernegosiasi untuk masalah lingkup pekerjaan supaya tidak ada kerugian di kedua belah pihak.
Perencanaan Proyek
Perencanaan adalah sebuah proses yang berulang-ulang : rencana akan ditinjau secara terus menerus sesuai dengan perkembangan proyek dan sesuai dengan bertambahnya pengetahuan dan pemahaman yang lebih baik dari anggota tim. Perencanaan memang merupakan pekerjaan yang sangat sulit, tetapi harus dilaksanakan sebagaimana mestinya. Banyak proyek menjadi kacau dikarenakan tidak adanya perencanaan.
Eksekusi Proyek
Sebuah rencana eksekusi suatu proyek sangat erat kaitannya dengan estimasi biaya, dimana keduanya saling bergantung dan tidak akan terpenuhi keduanya secara total jika satu diantara keduanya tidak terselesaikan. Biasanya manager suatu proyek tidak terikat secara langsung dalam sebuah jadwal yang kompleks dari sebuah proyek apalagi jika itu adalah sebuah proyek yang berskala besar. Tapi yang harus disadari seorang manajer proyek harus memastikan bahwa proyek harus berjalan apapun hambatan yang mungkin dihadapi.
Kontrol Proyek
Mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya.
Akhir Proyek
• Project Integration Management Integrasi Manajemen Proyek adalah proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa unsur-unsur berbagai proyek dikoordinasikan secara efektif. Integrasi manajemen adalah praktek membuat sesuatu di setiap bagian dari proyek ini adalah terkoordinasi.Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik.
• Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung
• Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan
• Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak
• Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface• Management (identifikasi dan manajemen
Tidak ada komentar:
Posting Komentar