MANAJEMEN PROYEK & RESIKO

Manajemen Proyek & Risiko IV - VI

Nama : pratiwi oktaasena
Kelas : 3KB06
NPM  : 24117731

 IV. Project Integration Management (Manajemen Integrasi)

Manajemen Integrasi

Integration manajemen merupakan unsur manajemen proyek yang mengkoordinasikan semua aspek proyek. Proyek integrasi, ketika dilakukan dengan benar, akan menghasilkan segala poses dari proyek berjalan lancar. Integrasi manajemen akan menghasilkan serangkaian tujuan yang menghasilkan. Hasil ini termasuk chart proyek, rencana proyek, dan awal dari pernyataan ruang lingkup proyek. Di bawah ini adalah ringkasan dari apa yang melibatkan manajemen proyek integrasi.

Integrasi Manajemen Proyek

• Risiko Kondisi

1.      Perencanaan yang tidak memadai, integrasi atau alokasi sumber daya

2.      Kurangnya tujuan yang jelas dan indikator kunci keberhasilan

3.      Kurangnya manajemen proyek secara menyeluruh

4.      Tidak memadai atau kurangnya tinjauan siklus hidup proyek

• Resiko akibat Event

1.      Tidak adanya atau mulai aksssshir manajemen proyek terpadu

2.      Classic manajemen proyek kegagalan dan kekacauan

3.      Kecelakaan Proyek

4.      Berhenti bekerja

Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik

1.      Manajer Proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung

2.      Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan

3.      Manajemen Integrasi Proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak

4.      Manajemen Integrasi Proyek: termasuk Interface 

5.      Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek

Proses dan overview Project Integration Management

1.      Sembilan proses project integration management dapat menjelaskan bidang ilmu dan berbagai pengalaman praktis di manajemen proyek, dari sudut pandang komponen-komponen prosesnya. Proses-proses tersebut diorganisasikan menjadi sembilan bidang ilmu yang akan dijelaskan dibawah ini:

2.      Manajemen Lingkup Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan, agar dapat
dipastikan bahwa proyek telah mencakup seluruh pekerjaan yang benar-benar
dibutuhkan, agar proyek berhasil diselesaikan. Terdiri dari persiapan, perencanaan
lingkup, penetapan lingkup, verifikasi dan pengendalian perubahan lingkup.

3.      Manajemen Waktu Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai tepat waktu. Terdiri dari penetapan aktifitas,
pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian
jadwal.

4.      Manajemen Biaya Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar dapat
dipastikan proyek selesai, sesuai dengan anggaran yang disetujui. Terdiri dari
perencanaan sumber daya, perkiraan biaya, anggaran biaya dan pengendalian biaya.

5.      Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan
untuk menggunakan sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek, secara paling
efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim
kerja.

6.      Manajemen Komunikasi Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk dapat dipastikan agar informasi proyek dapat dikumpulkan, disusun, disebar, dan
disimpan. Terdiri dari perencanaan komunikasi, distribusi informasi, pelaporan
kinerja,danpenyelesaian administratif.

7.      Manajemen Resiko Proyek, menjelaskan proses-proses yang berhubungan dengan
pengidentifikasian resiko, kuantifikasi resiko, penyusunan penanggulangan resiko
dan pengendalian penanggulangan resiko.

8.      Manajemen Pengadaan Proyek, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan untuk
menghasilkan barang atau jasa dari pihak lain. Terdiri dari perencanaan pengadaan,
perencanaan tata cara undangan ke peserta, rapat undangan peserta, pemilihan
peserta, pemilihan mitra, pelaporan serta administrasi kontrak kerja dan
penyelesaian kontrak.

9.      Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar
dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik.

10.  Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana
proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan

Kerangka kerja integrasi manajemen proyek. Pengembangan, atribut, dan elemen umum dari sebuah rencana proyek

Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan gagasan-gagasan dalam sebuah kerangka konsep. Semakin matang konseptualisasi sebuah proyek, semakin mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang berjalan dalam rentang waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan. Berawal dari tahap inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya konsepsi dituangkan dalam sebuah perencanaan yang biasanya berbentukproposal.

            Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalammanajemenproyek.

Contoh outline a software project management plan (SPMP)

STAKEHOLDERS ANALYSIS

Dokumen stakeholder analysis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan

1.      Nama dan organisasi stakeholder

2.      Peranannya dalam proyek

3.      Fakta-fakta unik mengenai stakeholder

4.      Level keterlibatannya dan

5.      Ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholder

Contoh

KETRAMPILAN PENTING DALAM EKSEKUSI PROYEK

• Kepemimpinan
• Komunikasi
• Politik
• Kemampuan menggunakan tools dan techniques

1.      Work Authorization System: menjamin orang yang memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat dan dengan urutan yanag benar

2.      Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwal yang digunakan untuk saling

3.      Bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan

4.      Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam manajemen proyek

Alat dan teknik eksekusi proyek :

·  Metodologi manajemen proyek

·  Manajemen proyek sistem informasi

Integrated change control dan process pada proyek TI

INTEGRATED CHANGE CONTROL

Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengelola perubahan selama project life cycle

Tujuan utama pengendalian perubahan :

1.      Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka menjamin bahwa perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost & quality)

2.      Menentukan apakah perubahan sudah terjadi

3.      Mengelola perubahan yang terjadi

KONTROL PERUBAHAN DALAM PROYEK IT

1.      Pandangan lama: Tim Proyek harus melakukan apa yang sudah direncanakan tepat waktu dan tepat biaya.

2.      Masalahnya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek di awal, serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat.

3.      Pandangan Modern: Manajemen Proyek adalah proses  komunikasi dan negosiasi yang konstan.

4.      Solusi: Perubahan seringkali memberikan keuntungan dan tim proyek harus membuat rencana untuk mengakomodasi perubahan tersebut.

Change Control System dan Change Control Boards (CCBs)

SISTEM KONTROL PERUBAHAN

1.      Adalah proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumendokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah

2.      Menggambarkan orang yang berwenang untuk¢membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan tersebut

3.      Seringkali melibatkan Change Control Board(CCB),  manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya

CHANGE CONTROL BOARD

1.      Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung} jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan} perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang disetujui.

2.      Anggota CCB biasanya terdiri} atas stakeholders dari keseluruhan organisasi.

3.      Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan} membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakat.

MANAJEMEN KONFIGURASI

1.      Cara menjamin bahwa deskripsi dari produk yang  dihasilkan sudah benar dan lengkap

2.      Berkonsentrasi pada identifikasi dan mengendalikan karakteristik produk berdasarkan fungsional dan desain fisik produk

3.      Spesialis manajemen konfigurasi bertugas untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan

4.      konfigurasi, mengendalikan perubahan, mencatat dan melaporkan perubahan, serta audit produk-produk dalam rangka verifikasi kesesuaiannya dengan requirement.

V. Project scope management (Manajemen ruang lingkup)

Pengertian Project Scope Management

·         Scope mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat didalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan untuk membuatnya.

·         Delivarable adalah produk yang diproduksi sebagai bagian dari proyek seperti perangkat keras, dokumen perencanaan, atau rapat.

·         Project Scope Management mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang tidak termasuk kedalam proyek.

Proses Projeck Scope Management

1.      Scope planning : menentukan bagai mana ruang lingkup akan ditentukan, diperifikasi, dan dikendalikan.

2.      Scope definition: menelaah project charter dan pernyataan ruang lingkup awal dan menambahkan informasi lebih lanjut sebagai persyaratan yang dikembangkan dan perubahan permintaan tersebut disetujui.

3.      Membuat WBS:mengelompokkan penyampaian proyek besar menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah ditangani.

4.      Scope verivikasi : penerimaan mempormalkan ruang lingkup proyek.

5.      Scope Control : Pengendalian perubahan ruang lingkup proyek.

Inisialisasi Proyek 

Rencana strategis dan pemilihan proyek

Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan jangka panjang, memprediksi tren masa depan, dan proyeksi kebutuhan produk dan layanan baru.

1.      Organisasi sering melakukan analisis SWOT.

2.      Identifikasi proyek potensial.

3.      Gunakan metode realistis untuk memilih proyek yang sedang dikerjakan.

4.      Merumuskan inialisasi proyek dengan mengeluarkan project charter.

Mengapa perusahaan investasi pada IT

Hal ini sering sulit untuk memberikan justifikasi yang kuat untuk berbagai proyek IT. Tetapi semua orang setuju mereka memiliki nilai tinggi

1.      Lebih baik menghitung mas karat dari pada menghitung sen dengan tepat.

2.      Kriteria yang penting untuk proyek yaitu : ada kebutuhan untuk proyek tersebut seperti dana yang tersedia cukup dan dana yang kuat akan membuat proyek tersebut berhasil.

Identifikasi proyek potensial

1.      Banyak organisasi mengikuti proses perencanaan untuk memilih proyek IT.

2.      Sangat penting untuk menyelaraskan proyek IT dengan strategi bisnis.

3.      Penelitian menunjukan bahwa mendukung tujuan bisnis eksplisit adalah nomor satu alas an dikutip untuk berfantasi dalam proyek IT.

Metode pemilihan proyek

Biasanya tidak cukup waktu atau sumber daya untuk menerapkan semua proyek.  Metode untuk proyek-proyek memilih meliputi :

1.      Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas

2.      Kategorikan proyek tegnologi informasi

3.      Tunjukkan net present value atau analisis keuangan lainnya

4.      Menggunakan metode skor tertimbang

5.      Menerapkan balanced sorecard

Kategori proyek IT

Suatu kategorisasi menilai apakah proyek tersebut memberikan respon terhadap suatu masalah, kesempatan, kategorisasi lain adalah berdasarkan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek atau tanggal dengan yang harus dilakukan. Analisis keuangan proyek pertimbangan keuangan seringkali merupakan aspek penting dari proses seleksi proyek 3 metode utama untuk menentukan nilai proyeksi keuangan proyek yaitu :

1.      Net present value (NPV) analysis.

2.      Return on investment (ROI).

3.      Payback analysis.

Weighted scoring model dan contohnya

Weighted scoring model adalah alat yang menyediakan suatu proses yang sistematis untuk memilih proyek berdasarkan kriteria banyak,semakin tinggi weight score semakin baik,Langkah-langkah dalam mengidentifikasiweighted scoring model :

·         Mengidentifikasi kriteria penting untuk proses seleksi proyek.

·         Menetapkan bobot (persentase) untuk setiap kriteria sehingga mereka menambahkan hingga 100%.

·         Menetapkan skor untuk setiap kriteria proyek.

·         Kalikan nilai dengan bobot untuk mendapatkan total weighted scores.

Penerapan balanced scorecard 

Drs. Robert Kaplan dan David Norton mengembangkan pendekatan ini untuk membantu memilih dan mengelola proyek yang sejalan dengan strategi bisnis. Balanced scorecard adalah suatu metodologi yang berkonversi nilai organisasi driver seperti layanan pelanggan, inovasi, efisiansi, operasional dan kinerja keuangan dengan serangkaian metrik didefinisikan.

Project charter dan contohnya 

·         Setelah memutuskan apa proyek sedang mengerjakan apa, penting untuk membiarkan seluruh organisasi tahu.

·         Project charter adalah sebuah dokumen yang secara formal mengakui keberadaan proyek dan memberikan arahan mengenai tujuan proyek dan manajemen.

·         Kunci stakeholder proyek harus menandatangani proyek charter untuk mengakui perjanjian pada kebutuhan dan tujuan proyek.

Scope Planning and the Scope Statement

Scope Planning mengacu pada proses manajemen proyek yang mendefinisikan batas-batas dan kiriman. Matriks dasar dari sebuah analisis perencanaan ruang lingkup terdiri dari tiga kategori utama: Inisiasi, perencanaan, dan definisi, dengan dua kontrol kategori:Verifikasi , dan pengendalian perubahan diselingi antara tiga kategori utama.         
Alat dan teknik meliputi

·         metode seleksi program dan penilaian ahli .Para Output dari inisiasi fase akan mencakup program piagam ,

·         identifikasi dan penugasan dari direktur program, dan identifikasi diketahuikendala dan asumsi . 

Kategori perencanaan mencakup deskripsi pada kiriman, piagam program, kendala, dan asumsi. Alat dan teknik yang terlibat dalam kategori ini meliputi analisis deliverable, manfaat / biayaanalisis, identifikasi alternatif. Kategori utama akhir termasuk pernyataan ruang lingkup, definisi asumsi dan kendala, dan output perencanaan lainnya dan informasi sejarah. Alat dan teknik yang terlibat meliputipekerjaan struktur rincian template dan dekomposisi . Definisi output adalah pekerjaan kerusakan struktur, dan bagian lingkup didefinisikan dari rencana manajemen proyek. 

Resmi penerimaan adalah output verifikasi, dan diperlukan untuk memajukan rencana manajemen proyek ke tingkat berikutnya. Perubahan kontrol terletak antara perencanaan dan definisi. Input terdiri dari struktur kerja rincian, laporan kinerja , permintaan perubahan , dan rencana manajemen ruang lingkup. Alat dan teknik yang termasuk lingkup mengubah sistem kontrol , pengukuran kinerja dan perencanaan tambahan ketika diindikasikan. Output dari kontrol perubahan adalah perubahan dalam ruang lingkup, tindakan korektif , dan pelajaran yang dimasukkan dalam basis pengetahuan untuk pertimbangan manajemenproyeklainnya.

Scope Statement dapat mengambil berbagai bentuk tergantung pada jenis proyek yang dilaksanakan dan sifat organisasi. Rincian Pernyataan lingkup deliverable proyek dan menjelaskan tujuan utama. Tujuan harus meliputi kriteria keberhasilan yang terukur untuk proyek tersebut. Sebuah Scope Statement harus ditulis sebelum pernyataan kerja dan harus menangkap, dalam istilah yang sangat luas, produk dari proyek, misalnya, pernyataan ruang lingkup "mengembangkan sistem perangkat lunak berbasis untuk menangkap dan melacak pesanan untuk perangkat lunak." juga harus termasuk daftar pengguna menggunakan produk, serta fitur-fitur dalam produk yang dihasilkan.

Sebagai pernyataan dasar lingkup harus memuat:

·         Nama proyek

·         The project charter

·         Pemilik proyek, sponsor, dan stakeholder

·         Para pernyataan masalah

·         Tujuan proyek dan sasaran

·         Persyaratan proyek

·         Proyek kiriman

·         Proyek non-tujuan (apa yang keluar dari ruang lingkup)

·         Milestones

·         Perkiraan biaya

Dalam organisasi lebih berorientasi proyek pernyataan ruang lingkup juga mungkin mengandung bagian ini dan lainnya:

·         Proyek ruang lingkup rencana pengelolaan

·         Disetujui permintaan perubahan

·         Proyek asumsi dan risiko

·         Proyek kriteria penerimaan

The Work Breakdown Structure (WBS) dan pendekatan pengembangannya.

WBS adalah suatu metode pengorganisaian proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis. WBS digunakan untuk melakukan Breakdown atau memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail.hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik.WBS disusun bedasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek yang meliputi kontrak, gambar-gambar, dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci, yang disebut sebagai Work Breakdown Structure.

Prinsip dasar pembentukan WBS

Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya WBS adalah :

·         Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap awal.

·         WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan informasi mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan.

ManfaatWork Breakdown Structure (WBS)

1.      Mengurangi kompleksitas

2.      Fasilitas penjadwalan dan pengendalian

3.      Estimasi Biaya (Cost Estimation)

4.      Penyusunan anggaran (Cost Budgeting)

5.      Perencanaan manajemen Risiko

6.      (Risk Management Planning)

7.      Identifikasi aktivitas(Activity Definition)

Contoh WBS dari Penulisan Ilmiah :

Aplikasi Pembelajaran Bahasa Inggris Untuk Sekolah Dasar

No Sub Pekerjaan         Jenis Pekerjaan

1 Pencarian Data         Study pustaka

                  Browsing Internet

2 Pemilihan Software Macromedia Flash 8.0 Profesional

                  Adobe Photoshop CS3

3 Perancangan Aplikasi Pencarian gambar

                  Pencarian suara

                  Pencarian kosa kata bahasa inggris

                  Pembuatan materi aplikasi

                  Pembuatan quis aplikasi

4 Uji coba         Uji coba aplikasi

Aplikasi Pembelajaran Bahasa Inggris Untuk Sekolah Dasar

Scope Verification dan Scope Change Control, Siapa yang belum pada sebuah proyek di mana scope creep adalah masalah? Salah satu sifat yang menjengkelkan saya adalah ketika orang mencoba untuk menambahkan fungsi (atau bahkan memperbaiki bug) dan tidak menyadari bahwa mereka perlu menginformasikan Manajer Proyek dan semua dokumentasi sebelum harus diubah. Seorang insinyur mungkin dapat memperbaiki kode sangat cepat, tetapi jika ia melakukan hal itu memiliki konsekuensi pada dokumentasi, manajemen jadwal dan kontrol kualitas (untuk beberapa nama). Ketika seseorang mencoba untuk menarik ini, aku selalu menggambar segitiga terkenal lingkup, biaya waktu / dan sumber daya. Jika satu perubahan, yang lain akan juga.

Salah satu cara untuk secara resmi kontrol ini adalah untuk menerapkan proses verifikasi lingkup formal dimana Anda memerlukan perubahan yang akan dikomunikasikan kepada para pemangku kepentingan 'untuk penerimaan formal dari lingkup proyek selesai dan kiriman yang terkait. Memeriksa lingkup proyek mencakup meninjau kiriman untuk memastikan bahwa setiap selesai memuaskan. Jika proyek ini dihentikan lebih awal, ruang lingkup proyek proses verifikasi harus menetapkan dan mendokumentasikan tingkat dan tingkat penyelesaian.

Lingkup verifikasi berbeda dari kontrol kualitas dalam lingkup bahwa verifikasi terutama berkaitan dengan penerimaan kiriman, sedangkan kontrol kualitas terutama berkaitan dengan memenuhi persyaratan kualitas yang ditetapkan untuk kiriman.

Quality control umumnya dilakukan sebelum verifikasi ruang lingkup, tetapi kedua proses dapat dilakukan secara paralel, dan ketika perubahan terjadi (yang diterima) semua anggota tim proyek perlu memeriksa kembali dokumen-dokumen proyek mereka dan jadwal. Setiap perubahan korektif pergi ke manajer proyek dan rencana baru dan jadwal yang dihasilkan. Kemudian proses verifikasi lingkup terjadi.

 Berikut ini daftar output potensial dari verifikasi Lingkup:

1.      Deliverables diterima: Proses Verifikasi Lingkup dokumen mereka selesai kiriman yang telah diterima. Mereka kiriman selesai yang belum diterima didokumentasikan, bersama dengan alasan untuk non-penerimaan. Lingkup verifikasi termasuk dokumentasi pendukung diterima dari pelanggan atau sponsor dan stakeholder mengakui penerimaan kiriman proyek.

2.      Diminta Perubahan, perubahan Diminta dapat dihasilkan dari proses Verifikasi Ruang Lingkup, dan diproses untuk diperiksa dan disposisi melalui proses Integrated Change Control.

3.      Rekomendasi Tindakan korektif Untuk proyek yang sukses, Project Manager bertanggung jawab pengendalian ruang lingkup. Lingkup kontrol berkaitan dengan faktor-faktor yang mempengaruhi menciptakan perubahan lingkup proyek dan mengendalikan dampak dari perubahan tersebut. Lingkup kendali menjamin semua perubahan yang diminta dan tindakan korektif yang direkomendasikan diproses melalui proses proyek Ubah Kontrol Terpadu. Lingkup proyek pengendalian juga digunakan untuk mengelola perubahan yang sebenarnya ketika mereka terjadi dan terintegrasi dengan proses kontrol lainnya. Perubahan yang tidak terkontrol sering disebut sebagai scope creep proyek. Perubahan tidak bisa dihindari, sehingga mandat beberapa jenis proses perubahan kontrol. Hal terbesar yang perlu diingat adalah untuk berkomunikasi dengan semua anggota tim dan pemegang saham selama proses ini. Adalah bijaksana untuk melembagakan perubahan sistem kontrol formal.

Sebuah lingkup proyek perubahan sistem kontrol, didokumentasikan dalam rencana lingkup manajemen proyek, mendefinisikan prosedur dimana lingkup proyek dan lingkup produk dapat diubah. Sistem ini mencakup dokumentasi, sistem pelacakan, dan tingkat persetujuan yang diperlukan untuk perubahan otorisasi. Perubahan ruang lingkup sistem kontrol terintegrasi dengan sistem manajemen informasi proyek secara keseluruhan untuk mengontrol ruang lingkup proyek. Bila proyek ini dikelola di bawah kontrak, sistem kontrol perubahan juga sesuai dengan semua ketentuan kontrak yang relevan.

Proyek pengukuran kinerja digunakan untuk menilai besarnya variasi. Aspek penting dari ruang lingkup pengendalian proyek termasuk menentukan penyebab varians relatif terhadap baseline lingkup dan memutuskan apakah tindakan korektif yang diperlukan. Manajemen nilai yang diperoleh sangat berguna di sini. Permintaan perubahan disetujui mempengaruhi ruang lingkup proyek dapat meminta modifikasi ke kamus WBS dan WBS, pernyataan ruang lingkup proyek, dan ruang lingkup rencana proyek manajemen. Ini permintaan perubahan disetujui dapat menyebabkan update untuk komponen dari rencana pengelolaan proyek.

Sebuah sistem manajemen konfigurasi formal yang menyediakan prosedur untuk status dari kiriman, dan menjamin bahwa perubahan yang diminta pada lingkup proyek dan lingkup produk yang benar-benar dipertimbangkan dan didokumentasikan sebelum diproses melalui proses Integrated Change Control.

VI .Project Time Management (Manajemen waktu)

Proyek Manajemen Waktu mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian tepat waktu dari proyek.

Pentingnya Jadwal Proyek 

Penjadwalan dibutuhkan untuk membantu:

·         Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan proyek.

·         Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.

·         Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.

·         Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan cara hal-hal kritis pada proyek

Proses Utama Terkait Manajemen Waktu Proyek
 

Pada tahap perencanaan:

·         Menyiapkan daftar aktivitas (action plan) untuk menyelesaikan setiap paket pekerjaan (work packages). Paket pekerjaan adalah kegiatan paling spesifik dari WBS. Setiap paket pekerjaan memiliki hasil kerja (deliverables) yang dapat diukur dan diverifikasi.

·         Menyusun urutan setiap paket pekerjaan atau aktivitas dalam suatu rangkaian diagram, yang disebut Schedule Network Diagram. Keterkaitan antara masing-masing aktivitas predesesor dan suksesor.

Definisi dan Susunan Aktivitas

Definisi Kegiatan melibatkan mengidentifikasi dan mendokumentasikan kegiatan khusus yang harus dilakukan untuk menghasilkan deliverable dan subdeliverables diidentifikasi dalam Struktur Perincian Kerja (WBS). Implisit dalam proses ini adalah kebutuhan untuk mendefinisikan kegiatan sehingga tujuan proyek akan dipenuhi.

Susunan Aktivitas :

·         Define Activities (Tentukan Kegiatan)

·         Sequence Activities (Urutan Kegiatan)

·         Estimate Activity Resources (Perkiraan Sumber Daya Kegiatan)

·         Estimate Activity Durations (Perkiraan Kegiatan Durasi)

·         Develop Schedule (Mengembangkan Jadwal)

·         Control Schedule (Kontrol Jadwal)

Jenis Ketergantungan Penugasan

4 tipe ketergantungan tugas :

1.      Finish-to-start (FS),  penyelesaian sebuah tugas memicu awal tugas lain.

2.      Start-to-finish (SS),  awal sebuah tugas memicu sebuah awal tugas lain.

3.      Finish-to-finish (FF),dua tugas harus selesai pada waktu bersamaaan.

4.      Start-to-finish (SF),   awal sebuah tugas menandakan selesainya tugas lain

                 

Calculating Early and Late Start and Finish Dates

Awal dan waktu selesai awal

Untuk melakukan forward pass pada Precedence Diagram, dua bahan dibutuhkan. Yang pertama adalah waktu mulai proyek. Banyak proyek dijadwalkan menurut hari kerja dan dampak cuaca tidak dipertimbangkan, oleh karena itu, kecuali diinstruksikan lain, semua proyek dapat dianggap dimulai pada hari pertama (1). Komponen kedua yang diperlukan untuk melakukan umpan maju adalah serangkaian durasi aktivitas yang lengkap.

Durasi dan urutan aktivitas harus ditentukan sebelum menggambar diagram prioritas dan, oleh karena itu, harus tersedia saat Anda melakukan operan ke depan. Diagram di bawah ini menunjukkan tiga jadwal kegiatan sederhana dengan kotak Waktu Dini siap untuk memulai umpan maju.

Untuk melakukan umpan maju dalam Diagram Precedence, mulailah dengan aktivitas pertama dalam jadwal dan letakkan tanggal mulai proyek di Waktu Mulai Awal. Waktu Selesai Awal dari setiap aktivitas adalah Waktu Mulai Awal ditambah durasi aktivitas. Waktu Selesai Awal dari aktivitas yang diberikan menjadi Waktu Mulai Awal dari aktivitas berikut ini. Forward pass diselesaikan ketika setiap kotak Early Start Time di jaringan memiliki nilai.

Diagram di bawah ini menunjukkan tiga jadwal kegiatan sederhana dengan kotak Waktu Dini siap untuk memulai umpan maju.

Crashing and Fast Tracking

Crashing and Fast Tracking (Menerjang dan cepat-pelacakan)  jadwal cara mengurangi panjang dari jadwal proyek. Menerjang adalah istilah umum untuk mengurangi jadwal proyek. Ketika kita kecelakaan jadwal, kita menghabiskan uang atau sumber daya untuk mengurangi waktu yang dijadwalkan untuk proyek sedemikian rupa sehingga kita melakukan hal-hal yang memiliki penurunan terbesar dalam jadwal untuk sedikitnya jumlah biaya. Ketika kami pertama mulai kecelakaan jadwal, jumlah yang relatif kecil uang dan sumber daya harus dihabiskan untuk mendapatkan pengurangan yang cukup besar waktu proyek. Karena kami terus mengurangi jadwal, kenaikan biaya relatif.

Pelacakan cepat adalah jenis khusus pengurangan jadwal. Ketika kita FastTrack, kita mengambil item yang awalnya dijadwalkan akan dilakukan secara berurutan dan menjadwal ulang mereka untuk dilakukan secara paralel atau sebagian dalam paralel. Pelacakan cepat juga akan meningkatkan biaya tetapi, yang lebih penting, itu akan meningkatkan risiko. Ketika kita memiliki beberapa tugas dalam suatu proyek yang terjadi pada waktu yang sama dan sesuatu yang salah atau masalah berkembang, mungkin perlu untuk mengganggu semua kegiatan berlangsung.

Program Evaluation and Review Technique (PERT), PERT Formula and Example

PERT (Project Evaluation and Review Technique)   

Model jaringan grafis yang menggambarkan tugas-tugas proyek dan hubungan antara tugas-tugas sebuah proyek.

·         PERT teknik analisis network diagram yang dapat digunakan untuk mengestimasi durasi proyek dimana terdapat ketidakpastian yang tinggi mengenai estimasi durasi aktivitas individual

·         PERT menggunakan estimasi probabilitas waktu yang digunakan berdasarkan estimasi durasi aktivitas optimistic, most likely, and pessimistic.

PERT weighted average formula:

optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time

Example:

PERT weighted average =

 8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays     = 12 days

where 8 = optimistic time, 10 = most likely time, and 24 = pessimistic time

Source :

http://dhonykurniadi0204.blogspot.com/2012/01/project-integration-management.html

http://hendri31.blogspot.com/2011/10/project-integration-management.html

http://hendri31.blogspot.com/2012/01/project-scope-management-manajemen.html

https://hendrign.wordpress.com/2013/11/16/project-time-management-manajemen-waktu/