manajemen proyek bab 7 s/d 10

MANAJEMEN PROYEK & RESIKO

Manajemen Proyek & Risiko IV - VI

Nama : pratiwi oktaasena
Kelas : 3KB06
NPM  : 24117731

PROJECT COST MANAGEMENT ( MANAJEMEN BIAYA ).

Project Cost Management (Manajemen biaya proyek) merupakan salah satu dari 9 area pengetahuan dalam manajemen proyek. Biaya adalah sumber daya yang dikorbankan atau yang tidak dapat dihindari, untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Atau dapat juga diartikan sesuatu yang nantinya akan ditukarkan (dengan keuntungan tertentu). Biaya biasanya diukur dalam satuan moneter, seperti dolar. Manajemen Biaya proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek ini selesai dalam anggaran yang disetujui.

Ø  Pentingnya Project Cost Management

Pentingnya manajemen biaya harus diselaraskan dan menjadi bagian dari strategi pertumbuhan perusahaan, tantangannya adalah tidak hanya untuk biaya yang lebih rendah tetapi juga untuk 'keluar berinvestasi' pesaing pada pertumbuhan. Ada empat prinsip untuk mencapai hal ini melibatkan penggunaan penjualan ambisius dan target pertumbuhan laba, disesuaikan biaya target pengurangan, pemotongan biaya selektif dan kemampuan organisasi ditingkatkan.

Namun demikian, beberapa masalah dengan pemotongan biaya program; karena biaya tahun 1980-an program memotong telah menjadi bagian integral dari kehidupan perusahaan dalam mencari keuntungan meningkat, itu tidak mengarah pada keuntungan sementara dalam efisiensi Namun, sementara membantu untuk memenuhi target laba mereka jarang menyebabkan peningkatan berkelanjutan dalam posisi kompetitif.

Ø  Pengertian Cost dan Project Cost Management

Manajemen dari biaya terkait kegiatan dicapai dengan mengumpulkan, menganalisis, mengevaluasi, dan pelaporan biaya informasi yang digunakan untuk penganggaran ,memperkirakan , peramalan , dan pemantauan biaya .

Ø  Proses Project Cost Management

Apa yang dimaksud dengan Proses Manajemen Biaya? 

Proses Manajemen Biaya membantu Anda mengontrol pengeluaran dalam sebuah organisasi. Dengan membeli Biaya Proyek Manajemen proses diiklankan di sini, Anda dapat memastikan bahwa semua biaya yang disetujui sebelum mereka dibayar. Menggunakan proses Manajemen Biaya proyek, Anda dapat memastikan bahwa proyek Anda disampaikan dalam anggaran.

Kapan saya menggunakan Proses Manajemen Biaya?

Jika Anda ingin mengontrol cara yang biaya dikeluarkan, maka Anda perlu untuk mengimplementasikan proses Manajemen Biaya. Ini akan membantu Anda untuk mengendalikan biaya proyek, memastikan bahwa hanya biaya yang telah disetujui, dapat terjadi. Menggunakan proses Manajemen Biaya, Anda juga dapat menyimpan rencana proyek Anda up-to-date dengan informasi terbaru yang tersedia biaya.

Ø  Prinsip dasar dari Cost Management

Ada empat prinsip untuk menyelaraskan manajemen biaya dan pertumbuhan baris paling atas:

Prinsip Satu - Gunakan target penjualan yang ambisius dan pertumbuhan laba untuk memotivasi kebutuhan, dan komitmen untuk, pertumbuhan berorientasi manajemen biaya.

- Gunakan target penjualan yang ambisius dan pertumbuhan laba untuk memotivasi kebutuhan, dan komitmen untuk, pertumbuhan berorientasi manajemen biaya.

Kebanyakan perusahaan tidak melihat manajemen biaya sebagai terkait dengan strategi perusahaan, atau sebagai platform untuk pertumbuhan. Misalnya sebuah perusahaan dengan pertumbuhan pendapatan yang solid sejarah tetapi dengan hanya sederhana pertumbuhan penjualan membutuhkan perubahan dalam kinerja, ini dapat dicapai dengan menetapkan menantang atas-dan bawah-line target sehingga perusahaan perlu biaya memotong dan meningkatkan penjualan untuk mencapai penghasilan yang diinginkan pertumbuhan. Jika pesaing mereka memiliki basis biaya yang lebih efisien mereka akan mencapai tingkat yang sama dari profitabilitas, tetapi juga akan dapat berinvestasi lebih banyak dalam pemasaran dan inovasi. Akhirnya konsisten di bawah investasi dalam pertumbuhan dibandingkan dengan pesaing dan mempertahankan daripada menurunkan biaya operasi akan mengakibatkan batas atas garis pertumbuhan dan erosi dari posisi bisnis dari waktu ke waktu.

Prinsip Dua - Penjahit pengurangan biaya target ke posisi biaya yang ada dan strategi bisnis masing-masing.

- Penjahit pengurangan biaya target ke posisi biaya yang ada dan strategi bisnis masing-masing.
Hal ini memerlukan target pertumbuhan untuk manajer di seluruh perusahaan untuk mencerminkan karakteristik bisnis yang, ini akan mempengaruhi berapa persen dari pendapatan yang meningkat akan datang dari pemotongan biaya dan apa yang dari atas-garis pertumbuhan di bisnis yang berbeda.

Selain target pertumbuhan pendapatan yang ditetapkan oleh manager senior yang tiga faktor lain harus diperhitungkan ketika menetapkan target pengurangan biaya untuk bisnis apapun, mereka harus seimbang, dan tidak harus didahulukan:

- Bagaimana tingkat biaya dibandingkan dengan orang-orang dari bisnis lain di perusahaan?

- Bagaimana tingkat biaya dibandingkan dengan orang-orang untuk pesaing?

- Bagaimana tingkat biaya akan diperlukan untuk mendukung tingkat pertumbuhan diproyeksikan dan memastikan bahwa bisnis tersebut tidak 'keluar-investasi' pada pertumbuhan dengan pesaing?

Prinsip Tiga - Membedakan antara 'baik' dan 'buruk' biaya.

- Membedakan antara 'baik' dan 'buruk' biaya.
Bagian paling penting dari pendekatan manajemen yang berorientasi pertumbuhan biaya dimulai setelah penghasilan dan biaya-pengurangan target telah ditetapkan. Tantangannya adalah untuk mengurangi biaya tetapi tidak kehilangan kemampuan kritis yang menjaga daya saing. Misalnya dengan menilai seluruh biaya penjualan, umum dan daerah administrasi dari inisiatif bisnis pemotongan biaya dapat membawa biaya bisnis sejalan dengan para pesaing, dan menciptakan dana untuk re-investasi dalam pertumbuhan.

Empat Prinsip - Membuat kondisi yang tepat untuk manajemen biaya yang berkelanjutan.

- Membuat kondisi yang tepat untuk manajemen biaya yang berkelanjutan.
Membuat perubahan proses manajemen, organisasi dan kemampuan sering merupakan prasyarat untuk manajemen biaya terus menerus. Hal ini dapat dicapai dengan memperbaiki cara pelaporan keuangan dilakukan pada daerah biaya bisnis yang spesifik masing-masing, dan memastikan bahwa pemotongan biaya di satu area tidak akan menaikkan biaya di negara lain. Juga dengan berbagi dan mengkoordinasikan praktek bisnis terbaik dari masing-masing dalam perusahaan seluruh kelompok akan mendapatkan keuntungan dari setiap pengalaman orang lain.

Ø  Estimasi biaya, jenis-jenisnya dan alat serta tekniknya

Mengembangkan perkiraan atau estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Dalam sebuah estimasi biaya terdapat identifikasi dan pertimbangan dalam memperkirakan beberapa alternatif biaya untuk memulai dan menyelesaikan proyek. Jumlah biaya yang akan dikeluarkan dan risiko harus dapat dipertimbangkan, misalnya seperti membuat keputusan untuk membeli suatu barang atau hanya menyewanya saja untuk keperluan proyek, berbagi sumber daya dalam rangka mengoptimalkan biaya dalam proyek. Biaya yang disusun akan memperhitungkan keseluruhan sumber daya yang dibutuhkan dalam sebuah proyek, termasuk tenaga kerja, material, peralatan, jasa, dan fasilitas dan beberapa kategori spesial seperti faktor inflasi atau biaya contingency. Estimasi biaya merupakan penilaian kuantitatif yang mendekati untuk kebutuhan sumber daya dalam proyek.

Alat dan teknik dasar untuk perkiraan biaya:

Analog atau perkiraan top-down: menggunakan biaya yang sebenarnya dari sebuah proyek, sebelumnya sama sebagai dasar untuk memperkirakan biaya proyek ini.

PROJECT QUALITY MANAGEMENT ( MANJAEMEN QUALITAS ).

Project Quality management : memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan.

Prosesnya meliputi :

1.        Planning quality: mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek dan bagaimana memuaskan mereka; metrik adalah standar pengukuran

2.       Performing quality assurance: mengevaluasi kinerja proyek secara keseluruhan secara berkala untuk memastikan proyek ini akan memenuhi standar kualitas yang relevan

3.       Performing quality control: pemantauan hasil proyek tertentu untuk memastikan bahwa mereka memenuhi standar mutu yang relevan

Aspek-aspek yg menentukan kualitas proyek Teknologi Informasi:

1.      Functionality (kemampuan bekerja sesuai fungsinya) : sejauh mana suatu sistem melakukan fungsi yang dimaksudkan

2.      Feature (karakteristik khusus yang ditonjolkan) : karakteristik khusus sistem yang menarik bagi pengguna

3.      System Outputs (kemampuan menghasilkan output yg dibutuhkan) : layar atau laporan sistem menghasilkan

4.      Performance (kemampuan bekerja sesuai harapan) : seberapa baik produk atau jasa melakukan penggunaan pelanggan dimaksudkan

5.      Reliability (kehandalan, siap digunakan pada saat dibutuhkan) : kemampuan suatu produk atau jasa untuk melakukan seperti yang diharapkan

6.      Maintainability (kemudahan dalam melakukan pemeliharaan/perawatan) : kemudahan melakukan perawatan pada produk

B.      Performing Quality Assurance

1.        Quality Assurance : mencakup semua kegiatan yang berkaitan dengan memuaskan standar kualitas yang relevan untuk sebuah proyek. Tujuan lain dari jaminan kualitas adalah peningkatan mutu berkelanjutan.

2.       Benchmarking : menghasilkan ide-ide untuk perbaikan kualitas dengan membandingkan spesifik praktek proyek atau karakteristik produk kepada mereka proyek atau produk lainnya dalam atau di luar organisasi melakukan

3.       Quality Audit :review terstruktur kegiatan manajemen mutu spesifik yang membantu mengidentifikasi pelajaran yang bisa meningkatkan kinerja pada proyek-proyek yang sedang atau akan dilakukan.

C.      Controling Quality

Ø   Tools and Technique for Quality Control

a.   Seven Tools:

1)       Cause and Effect Diagram (Diagram Sebab-Akibat) : melacak keluhan tentang masalah kualitas kembali ke operasi produksi yang bertanggung jawab.

2)     Control Chart : tampilan grafis dari data yang menggambarkan hasil dari suatu proses dari waktu ke waktu.

Penggunaan utama dari Control Chart adalah untuk mencegah cacat, dan juga untuk mendeteksi atau mencegah.

3)     Checksheet :

4)     Scatter Diagram : membantu untuk menunjukkan apakah ada hubungan antara dua variabel

Titik data lebih dekat pada garis diagonal, semakin erat kedua variabel terkait

5)     Histogram : grafik batang dari distribusi variabel

Setiap bar merupakan atribut atau karakteristik dari masalah atau situasi, dan tinggi bar mewakili frekuensi

6)     Pareto Chart : histogram yang dapat membantu Anda mengidentifikasi dan memprioritaskan masalah daerah

Analisis pareto juga disebut aturan 80-20, artinya 80 persen dari masalah sering karena 20 persen penyebab

7)      Flowchart : yang menampilkan grafis dari logika dan aliran proses yang membantu Anda menganalisis bagaimana masalah terjadi dan bagaimana proses dapat ditingkatkan

Mereka menunjukkan kegiatan, poin keputusan, dan urutan bagaimana informasi diproses

b.   Statistical Sampling : melibatkan memilih bagian dari populasi yang menarik untuk pemeriksaan

 Ukuran sampel tergantung pada bagaimana perwakilan Anda ingin sampel menjadi

 Ukuran sampel rumus:

 Ukuran sampel = 0,25 X (faktor kepastian / error diterima) 2

c.        Six Sigma : "sistem yang komprehensif dan fleksibel untuk mencapai, mempertahankan, dan memaksimalkan kesuksesan bisnis. Six Sigma secara unik didorong oleh pemahaman dekat kebutuhan pelanggan, penggunaan disiplin fakta, data, dan analisis statistik, dan perhatian rajin untuk mengelola, meningkatkan, dan menciptakan kembali proses bisnis. "*

d.      Testing : Pengujian harus dilakukan selama hampir setiap fase dari siklus hidup pengembangan produk IT.

Types of Tests :

Unit Testing : setiap komponen individu (sering program) untuk memastikan itu adalah sebagai bebas cacat mungkin

Integration Testing : terjadi antar unit dan sistem pengujian untuk menguji komponen fungsional dikelompokkan

System Testing : tes seluruh sistem sebagai satu kesatuan

User Acceptance : tes independen yang dilakukan oleh pengguna akhir sebelum menerima sistem disampaikan

Ø  Modern Quality Management

a.      Quality Experts :

b.      Malcom Baldrige National Quality Award :

c.        ISO Standard :

Ø  Improving IT Project Quality

a.      Leadership : Seperti kata Joseph M. Juran pada tahun 1945, "Hal yang paling penting bahwa manajemen puncak menjadi berpikiran kualitas. Dengan tidak adanya manifestasi tulus kepentingan di atas, sedikit akan terjadi di bawah. "*

Sebagian besar masalah kualitas yang terkait dengan manajemen, masalah teknis tidak

b.      The Cost of Quality : biaya kesesuaian ditambah biaya ketidaksesuaia.

Conformance : berarti produk memberikan yang memenuhi persyaratan dan sesuai untuk digunakan

Cost of nonconformance : berarti mengambil tanggung jawab atas kegagalan atau tidak memenuhi harapan kualitas.

5 biaya yang terkait :

1.        Prevention Cost (Biaya Pencegahan) : Biaya Pencegahan: biaya perencanaan dan pelaksanaan proyek sehingga bebas dari kesalahan atau dalam rentang kesalahan yang dapat diterima

2.       Appraisal Cost (Biaya Penilaian) : biaya mengevaluasi proses dan output mereka untuk memastikan kualitas

3.       Internal Failure cost (Biaya Kegagalan Internal) : biaya yang dikeluarkan untuk memperbaiki cacat diidentifikasi sebelum pelanggan menerima produk

4.       External Failure Cost (Biaya Kegagalan External) : biaya yang berhubungan dengan semua kesalahan tidak terdeteksi dan diperbaiki sebelum pengiriman ke pelanggan

5.       Measurement and test equipment cost (Biaya pengukuran dan pengujian) : biaya modal dari peralatan yang digunakan untuk melakukan kegiatan pencegahan dan penilaian

c.        Organizational Influences, Workplace Factors, and Quality : Sebuah ruang kerja yang berdedikasi dan lingkungan kerja yang tenang merupakan faktor kunci untuk meningkatkan produktivitas pemrogram

d.      Expectations and Cultural Differences in Quality : Manajer proyek harus memahami dan mengelola harapan pemangku kepentingan

Harapan juga bervariasi oleh:

Budaya organisasi

wilayah geografis

e.       Maturity Model (Jatuh Tempo) : kerangka kerja untuk membantu organisasi meningkatkan proses dan sistem mereka.

POJECT HUMAN RESOURCE MANAGEMENT ( MANAJEMEN SUMBER DAYA ).

Pengertian  dan Pentingnya Project Human Resource Management

Projek human resource management (Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Proyek) adalah proses mengorganisasikan dan  mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien.

Manajemen sumber daya manusia (MSDM) adalah suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal.

Manajemen sumber daya manusia dibutuhkan dalam proyek, untuk memastikan bahwa tenaga ahli yang ditugaskan kompeten dan telah bekerja secara profesional. Sumber daya manusia dalam sebuah proyek antara lain sponsor, pelanggan, anggota tim proyek dll.

MSDM didasari pada suatu konsep bahwa setiap karyawan adalah manusia - bukan mesin - dan bukan semata menjadi sumber daya bisnis. Kajian MSDM menggabungkan beberapa bidang ilmu seperti psikologi, sosiologi, dll. Sedangkan unsur manajemen sumber daya manusia adalah manusia.

Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang memengaruhi secara langsung sumber daya manusianya.

Tahapan Dalam Human resource Management

            Tahapan-tahapan tersebut yaitu :

1.     Tahap perencanaan sumber daya

Mengidentifikasi dan mendokumentasi peranan seseorang dalam proyek tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang proyek.

2.     Akuisisi tim proyek

Usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek.

3.     Membangun tim proyek

Meningkatkan kompetens dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupun secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek.

4.     Mengelola tim proyek

Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek.

Keys to Managing People dan Motivasi

1.     Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja

a.      Persiapan

Dalam Proses persiapan dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumbr daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul, yan dapat dilakukan dengan melakukan perkiraan/forecast akan pekerjaan yang lowong, jumlahnya, waktu dll.

b.     Rekrutmen tenaga kerja

Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia suatu organisasi atau perusahaan.

c.      Seleksi tenaga kerja

Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses menentukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat/calon yang ada. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran adalah melihat daftar riwayat hidup/cv/curriculum vitae milik pelamar. Kemudian dari cv pelamar dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian test tertulis, wawancara kerja / interview dan proses seleksi lainnya.

2.     Pengembangan dan evaluasi karyawan/Development and evaluation

Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu dilakukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang ada dapat lebih menguasai dan ahli  di bidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada.

3.     Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai/Compensation and protection.

kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tepat sangat penting dan disesuaikan dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenaga kerjaan di kemudian hari atau pun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaannya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi perkerja tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.

4.     Promosi, Pemindahan dan Pemisahan

a.      Promosi

Promosi adalah sebuah jenis transfer yang meliputi penugasan kembali seorang pegawai pada sebuah posisi yang kemungkinan besar diberikan pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung jawab, hak dan kesempatan yang lebih besar.

b.     Pemisahan

Pemisahan disebut juga pemberhentian, bahkan sering disebut downsizing, yaitu suatu perpindahan sementara atau tidak definitif seorang pegawai dari daftar gaji.

c.      Terminasi

Terminasi adalah tindakan manajemen berupa pemisahan pegawai dari organisasi karena melanggar aturan organisasi atau karena tidak menunjukkan kinerja yang cukup.

d.     Pemberhentian sukarela

Pemberhentian sukarela adalah pemisahan pegawai dari organisasi karena melanggar aturan suatu organisasi atau karena tidak menunjukkan kinerja yang cukup.

e.      Pengunduran diri

Pengunduran diri adalah pemisahan pegawai yang telah menyelesaikan masa kerja maksimalnya dari organisasi atau umumnya di kenal dengan istilah pensiun.

Maslow’s Hierarchy of needs

            Teori motivasi yang paling terkenal adalah hierarki teori kebutuhan milik Abraham Maslow. Ia membuat hipotesis bahwa dalam setiap diri manusia terdapat hierarki dari lima kebutuhan, yaitu fisiologis (rasa lapar, haus, seksual, dan kebutuhan fisik lainnya), rasa aman (rasa ingin dilindungi dari bahaya fisik dan emosional), sosial (rasa kasih sayang, kepemilikan, penerimaan, dan persahabatan), penghargaan (faktor penghargaan internal dan eksternal), dan aktualisasi diri (pertumbuhan, pencapaian potensi seseorang, dan pemenuhan diri sendiri). Maslow memisahkan lima kebutuhan ke dalam urutan-urutan. 

§  Kebutuhan fisiologis dan rasa aman dideskripsikan sebagai kebutuhan tingkat bawah

§  sedangkan kebutuhan sosial, penghargaan, dan aktualisasi diri sebagai kebutuhan tingkat atas.

Perbedaan antara kedua tingkat tersebut adalah dasar pemikiran bahwa kebutuhan tingkat atas dipenuhi secara internal sementara kebutuhan tingkat rendah secara dominan dipenuhi secara eksternal. Teori kebutuhan Maslow telah menerima pengakuan luas di antara manajer pelaksana karena teori ini logis secara intuitif. Namun, penelitian tidak memperkuat teori ini dan Maslow tidak memberikan bukti empiris dan beberapa penelitian yang berusaha mengesahkan teori ini tidak menemukan pendukung yang kuat.

Herzberg’s Motivational and Hygiene Factors

            Frederick Herzberg Irving (17 April 1923 - 19 Januari 2000) lahir di Massachusetts adalah seorang Amerika psikolog yang menjadi salah satu nama yang paling berpengaruh dalam manajemen bisnis. Ia paling terkenal untuk memperkenalkan pengayaan pekerjaan dan teori Motivator-Hygiene.

            Menurut Herzberg, orang tidak puas dengan kepuasan yang lebih rendah-order kebutuhan di tempat kerja, misalnya, yang terkait dengan gaji minimum tingkat atau kondisi kerja yang aman dan menyenangkan.Sebaliknya, individu mencari kepuasan yang lebih tinggi tingkat kebutuhan psikologis yang berkaitan dengan prestasi, pengakuan, tanggung jawab, kemajuan, dan sifat dari pekerjaan itu sendiri. Namun, Herzberg menambahkan dimensi baru terhadap teori ini dengan mengusulkan model dua faktor motivasi, didasarkan pada pemikiran bahwa kehadiran satu set karakteristik pekerjaan atau insentif mengarah pada kepuasan pekerja di tempat kerja, sementara yang lain dan terpisah set karakteristik pekerjaan menyebabkan ketidakpuasan di tempat kerja. Teori ini menunjukkan bahwa untuk meningkatkan sikap kerja dan produktivitas, administrator harus mengenali dan menghadiri kedua set karakteristik dan tidak menganggap bahwa peningkatan dalam kepuasan menyebabkan penurunan ketidakpuasan unpleasurable. 

McClelland’s Acquired-Needs Theory

            David McClelland mengusulkan bahwa kebutuhan khusus individu diperoleh dari waktu ke waktu dan dibentuk oleh pengalaman hidup seseorang. Sebagian besar kebutuhan ini dapat digolongkan sebagai baik prestasi, afiliasi, atau kekuasaan. Motivasi seseorang dan efektivitas dalam fungsi pekerjaan tertentu dipengaruhi oleh tiga kebutuhan. Teori McClelland kadang-kadang disebut sebagai teori membutuhkan tiga atau sebagai teori kebutuhan yang dipelajari. 

McGregor’s Theory X and Theory Y

            Teori X dan Teori Y adalah teori-teori motivasi manusia diciptakan dan dikembangkan oleh Douglas McGregor di MIT Sloan School of Management pada tahun 1960 yang telah digunakan dalam manajemen sumber daya manusia , perilaku organisasi , komunikasi organisasi dan pengembangan organisasi . They describe two contrasting models of workforce motivation. Mereka menggambarkan dua model kontras motivasi tenaga kerja.Untuk McGregor, Teori X dan Y tidak ujung yang berbeda dari kontinum yang sama. Rather they are two different continua in themselves. Melainkan mereka adalah dua continua yang berbeda dalam diri mereka. Thus, if managers need to apply Theory Y principles, that does not preclude them from being a part of Theory X & Y. Jadi, jika manajer perlu menerapkan prinsip-prinsip Teori Y, yang tidak menghalangi mereka dari menjadi bagian dari Teori X & Y.

Thamhain and Willemon’s Ways to Have Influence on Projects

1.     Authority        : Hak hierarki sah untuk masalah perintah.

2.     Tugas              : Kemampuan manajer pryek dianggap untuk mempengaruhi tugas seorang pekerja.

3.     Anggaran        : Kemampuan manajer proyek untuk otorisasi penggunaan lain dana discretionary.

4.     Promosi          : Kemampuan untuk meningkatkan posisi pekerja.

5.     Uang               : Kemampuan untuk kenaikan gaji pekerja dan keuntungan.

6.     Hukuman        : Kemampuan manajer proyek menyebabkan hukuman.

7.     Tantangan Kerja :  Kemampuan untuk menetapkan pekerjaan yang mengkapitalisasi pada kenikmatan seorang pekerja dalam melakukan tugasnya.

8.     Keahlian         : Manajer proyek menganggap pengetahuan khusus orang lain dianggap penting.

9.     Persahabatan   : Kemampuan untuk membangun hubungan pribadi yang ramah antara manajer proyek, dll.

Cara mempengaruhi yang dapat membantu dan memperburuk proyek

§  Proyek lebih mungkin untuk berhasil ketika manajer proyek mempengaruhi orang menggunakan keahlian dan tantangan pekerjaan.

§  Proyek lebih mungkin untuk gagal ketika manajer proyek terlalu bergantung pada kewenangan, uang dan hukuman.

Improving Effectiveness-Covey’s 7 Habits

            7 kebiasaan Covey’s untuk meningkatkan efektifitas proyek, yaitu :

1.     Jadilah proaktif

2.     Mulailah dengan akhir dalam pikiran

3.     Masukan hal pertama yang pertama

4.     Pikirkan menang

5.     Carilah pertama untuk memahami, maka harus dipahami

6.     Bersinergi

7.     Mengasah melihat

Meperbaiki hubungan antara Users dan Developers

            Hubungan apapun tidak pernah mudah dijalani selalu butuh usaha dan pengertian. Hubungan tersebut tidak berjalan dengan baik, akan sulit untuk mengetahui apa yang salah dan bagaimana memperbaikinya.

Organizational Planning, Work Definition and Assigment

Melibatkan identifikasi dan dokumentasi peran proyek, tanggung jawab, dan pelaporan hubungan. Outputnya meliputi :

§  Bagan organisasi proek

§  Rencana manajemen staffing

§  Matriks tuga tanggung jawab

§  Resource histogram

Staff Acquisition, Resource Loading and Leveling, and Team Development

§  Mendapatkan orang yang memenuhi syarat untuk tim sangat penting.

§  Manajer proyek adalah orang cerdas di tim yang telah melakukan pekerjaan yang buruk merekrut.

§   Rencana staffing dan prosedur perekrutan yang baik adalah penting seperti insentif untuk merekrut dan retensi.

Team Development

Meyers’Briggs Type Indicator (MBTI)

Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) adalah tes kepribadian menggunakan empat karakteristik dan mengklasifikasikan individu ke dalam salah satu dari 16 tipe kepribadian. Berdasarkan jawaban yang diberikan dalam tes tersebut, individu diklasifikasikan ke dalam karakteristik ekstraver atau introver, sensitive atau intuitif, pemikir atau perasa, dan memahami atau menilai. Instrumen ini adalah instrumen penilai kepribadian yang paling sering digunakan. MBTI telah dipraktikkan secara luas di perusahaan-perusahaan global seperti Apple Computers, AT&T, Citgroup, GE, 3M Co., dan berbagai rumah sakit, institusi pendidikan, dan angkatan bersenjata AS. MBTI bersandar pada empat dimensi utama yang saling berlawanan (dikotomis). Walaupun berlawanan sebetulnya kita memiliki semuanya, hanya saja kita lebih cenderung/nyaman pada salah satu arah tertentu. Masing-masing ada sisi positifnya tapi ada pula sisi negatifnya. Nah, seperti itu pula dalam skala kecenderungan MBTI. Berikut empat skala kecenderungan MBTI, yaitu :

1.     Extrovert (E) vs Introvert (I)

2.     Sensing (S) vs Intuition (N)

3.     Thingking (T) vs Feeling (F)

4.     Judging (J) vs Perceiving (p).

Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen Sumber Daya Manusia.

Peranan karyawan bagi sebuah perusahan berupa keterlibatan mereka dalam sebuah perencanaan, sistem, proses dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Berbicara mengenai peranan tenaga kerja, harus dibedakan antara mereka yang memiliki pekerjaan dan mereka yang bekerja. R.Kyosaki menyebutnya dalam empat tingkatan (quadrant) yaitu self employed, employe, pebisnis dan investor.

Karyawan adalah mereka yang bekerja pada orang lain dengan menjual jasa mereka; waktu, tenaga dan pikiran untuk perusahan dan mendapat kompensasi dari perusahan tersebut. Namun berbicara mengenai tenaga kerja ini masih umum. Karena ada yang tidak bekerja, yang bekerja (pada orang lain/negara/swasta) dan mereka yang bekerja sendiri.

Dalam MSDM para karyawan telah yang menjual jasa-pikiran, tenaga dan waktu- kepada orang lain atau perusahaan. Disini terjadi sebuah ikatan atau kontrak mengenai hak dan kewajiban masing-masing.

PROJECT COMMUNNICATIONS MANAGEMENT ( MANAJEMEN KOMUNIKASI ).

Manajemen Komunikasi Proyek memainkan peran kunci dalam menjaga semua anggota tim manajemen proyek pada halaman yang sama. Tanpa komunikasi antara semua anggota tim dan stakeholder proyek bisa ada gangguan dalam proses yang dapat memiliki dampak negatif pada akhir produk .
Manajer proyek harus tahu proses komunikasi yang terlibat dalam manajemen proyek yang efektif. Pertama-tama harus ada perencanaan untuk menentukan informasi apa yang perlu dikomunikasikan kepada semua stakeholder dalam proyek ini. Selanjutnya, informasi yang harus dibuat tersedia kepada para pemangku kepentingan dan dihasilkan secara tepat waktu. Kinerja juga harus diperhitungkan dengan melaporkan status proyek, mengukur kemajuan dan peramalan. Akhirnya, komunikasi dengan stakeholder proyek harus dikelola sehingga semua persyaratan terpenuhi dan masalah yang segera diselesaikan. Interaksi dan tumpang tindih antara proses komunikasi yang tak terelakkan dan diharapkan seluruh tahapan manajemen proyek
Manajemen Komunikasi Proyek dapat dipecah menjadi pentingpengetahuan dan keterampilan sebagai berikut:
- Mengelola pertemuan dengan memiliki agenda serta menyelesaikan konflik
- Menulis gaya yang akan digunakan
- Metode komunikasi; tertulis atau lisan, memo informal atau laporan resmi, tatap muka atau email, yang semuanya tergantung pada situasi di tangan
- Teknik untuk presentasi termasuk apakah akan menggunakan alat bantu visual dan efektif menggunakan bahasa tubuh
- Kemungkinan hambatan atau loop umpan balik yang mempengaruhi komunikasi 

Pentingnya komunikasi yang baik.

Komunikasi yang efektif akan memperkuat hubungan yang ada Anda dan membantu Anda untuk membentuk ikatan positif dalam interaksi selanjutnya.

Anda mungkin belajar fakta ini sangat awal dalam hidup. Sebagai bayi, Anda dengan cepat menemukan bahwa menangis akan membawa Mama tercinta Anda atau Ayah bergegas ke kamar anak Anda untuk batu anda, pakan Anda atau bahkan mengganti popok Anda.

Anda mulai menyadari bahwa semakin keras dan lebih sering Anda menangis, semakin cepat mereka akan muncul di boks bayi Anda!

Tren ini terus ke remaja ketika Anda menyadari bahwa semakin banyak Anda bersedia untuk mendiskusikan di mana Anda akan dengan orang tua Anda, kesempatan baik Anda harus menerima beberapa tambahan dolar untuk itu film akhir pekan.

Ide ini diperkuat sepanjang tahun remaja Anda, Anda mulai membentuk ikatan khusus dengan teman-teman setelah menghabiskan berjam-jam gabbing di telepon dengan mereka atau mendiskusikan up dan turunnya kehidupan dengan orang-orang di lapangan sepak bola.

Setelah Anda menjadi dewasa, Anda memahami bahwa berkomunikasi secara efektif akan membawa Anda lebih dekat kepada anak Anda, kolega, teman atau orang tua. Kita semua menghargai hubungan khusus di mana kita bisa mendiskusikan pendapat secara terbuka tanpa takut dihakimi. Itulah pentingnya komunikasi yang efektif.

Belajar untuk berkomunikasi secara efektif juga dapat mencegah kesalahpahaman.

Terlalu banyak orang menganggap orang lain tahu persis apa yang mereka pikirkan. Dan kau tahu apa yang mereka tentang kebiasaan buruk ini, ketika Anda berasumsi, Anda membuat "pantat" keluar dari "u" dan "aku".

Intinya adalah manusia tidak memiliki kemewahan menggunakan bola kristal untuk menentukan pikiran satu sama lain. Itulah mengapa kita perlu untuk menghabiskan waktu saling bercerita apa yang kita inginkan, pikirkan atau rasakan. Pentingnya komunikasi yang efektif menjadi lebih jelas ketika berhadapan dengan anggota lawan jenis.

Ada alasan yang sangat baik bukuMen Are From Mars, Women Are From Venus sangat populer!Miskomunikasi antara suami, istri atau pacar mungkin dimulai dengan gua paling awal dan berlanjut hari ini.

Wanita yang menawarkan petunjuk ulang tentang ulang tahun dan ulang tahun mungkin terlalu menyadari fakta ini sudah. Intinya adalah kita perlu belajar menjadi sejelas mungkin ketika kita mencoba untuk mengekspresikan diri.

Manfaat lain dari komunikasi yang efektif berhubungan dengan kepercayaan diri Anda.

Orang yang tahu cara mendengarkan dengan baik dan menyampaikan pesan mereka kepada orang lain hampir selalu lebih percaya diri daripada orang yang tidak belajar keterampilan ini.

Jika Anda tidak percaya padaku, hanya berpikir kembali ke tahun Anda sebagai remaja, canggung pemalu ketika Anda hanya belajar untuk berurusan dengan lawan jenis. Kau mungkin begitu gugup tentang meminta Maria untuk sekolah tari tinggi yang Anda hampir tidak bisa mengingat nama Anda, apalagi rincian.

Ketika Anda bertambah tua dan berkomunikasi dengan orang lain secara teratur, Anda akan melihat peningkatan harga diri Anda. Anda akan menjadi lebih percaya diri ketika berhadapan dengan orang lain dan dapat bertukar pikiran lebih mudah dan efektif.

Seperti yang Anda lihat, komunikasi yang efektif memberikan banyak manfaat.Belajar pentingnya komunikasi yang efektif bukanlah sesuatu orang harus membuat terang.

Proses Project Communications Management.

Ini  Proses Komunikasi membantu Anda untuk melakukan Manajemen Komunikasi untuk tim Anda. Hal ini dilakukan dengan membawa Anda melalui Proses Komunikasi, langkah-demi-langkah.Jika Anda ingin menyimpan informasi orang yang tepat dengan informasi yang tepat, pada waktu yang tepat, maka proses ini akan membantu Anda.

Proses Komunikasi akan membantu Anda untuk:

·         Mengidentifikasi pesan yang perlu dikirim

·         Tentukan target audiens Anda untuk komunikasi

·         Tentukan format pesan Anda dan waktu

·         Draft pesan Anda dan persetujuan mendapatkan di mana diperlukan

·         Komunikasikan pesan Anda, melalui kegiatan komunikasi

·         Mengumpulkan umpan balik dan memperbaiki proses komunikasi Anda

Dengan menggunakan Proses Komunikasi, Anda dapat:

·         Jelas mengidentifikasi stakeholder proyek Anda

·         Identifikasi stakeholder kebutuhan komunikasi Anda

·         Menjalankan jenis aktivitas komunikasi untuk mengirimkan pesan Anda

·         Pastikan orang yang tepat menerima informasi yang tepat pada waktu yang tepat

Menjaga stakeholder Anda secara teratur diinformasikan adalah kegiatan penting untuk tim manapun. Apakah itu melalui laporan status, pertemuan rutin atau email informal, Anda dapat memastikan bahwa pesan yang tepat didistribusikan tentang kemajuan proyek Anda. Ini akan membantu tim proyek dan stakeholder eksternal untuk tetap fokus pada pengiriman dan untuk menyediakan anda dengan semua dukungan yang Anda butuhkan untuk memberikan proyek Anda berhasil.

Rencana komunikasi.

Hal ini mengejutkan bagaimana beberapa proyek benar-benar memiliki rencana komunikasi yang menunjukkan pikiran apa pun. Sikap tampaknya bahwa kita hanya akan membuat orang informasi seperti yang kita pergi bersama. Di sisi lain, dalam survei staf, komunikasi yang benar di bagian atas keluhan masyarakat. Mungkin tim proyek adalah bagian dari masalah.

Isi rencana Communications Management.

Strategi Manajemen Komunikasi dapat mengambil sejumlah format termasuk produk yang berdiri sendiri atau bagian dari Dokumen Inisiasi Proyek (PID). Hal ini dapat peta dokumen, spreadsheet, atau pikiran serta entri dalam alat manajemen proyek. Para PRINCE2 Isi direkomendasikan Strategi Manajemen Komunikasi untuk sebuah proyek meliputi:

·         Pendahuluan: Negara tujuan, tujuan dan ruang lingkup, dan mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk strategi yang

·         Prosedur Komunikasi: Sebuah deskripsi (atau referensi) metode komunikasi apapun yang akan digunakan, dengan varians dari standar manajemen perusahaan atau program yang disorot, bersama dengan pembenaran untuk varians.

·         Alat dan Teknik: Berisi alat komunikasi apapun yang akan digunakan, dan setiap preferensi untuk teknik yang dapat digunakan, untuk setiap langkah dalam proses komunikasi.

·         Catatan: Mendefinisikan apa komunikasi catatan akan diperlukan dan di mana mereka akan disimpan (misalnya, penebangan korespondensi eksternal)

·         Pelaporan: Menjelaskan setiap laporan pada proses komunikasi yang akan diproduksi, termasuk tujuan mereka, waktu dan penerima (misalnya, indikator kinerja)

·         Waktu Kegiatan Komunikasi: Amerika ketika kegiatan komunikasi formal harus dilakukan (misalnya, pada akhir tahap) termasuk audit kinerja untuk metode komunikasi

·         Peran dan Tanggung Jawab: Menjelaskan yang akan bertanggung jawab untuk apa aspek dari proses komunikasi, termasuk peran perusahaan atau program manajemen yang terlibat dengan komunikasi

·         Analisis Stakeholder: Identifikasi pihak yang berkepentingan (yang mungkin termasuk staf account, forum pengguna, audit internal, perusahaan atau program jaminan kualitas, pesaing dll) Ini harus alamat hubungan saat ini dan yang diinginkan, antarmuka, dan pesan kunci.

·         Kebutuhan Informasi untuk masing-masing pihak yang berkepentingan: Mendefinisikan informasi yang harus disediakan dari proyek serta setiap informasi yang harus disediakan untuk proyek tersebut, termasuk penyedia informasi / penerima, frekuensi komunikasi, sarana komunikasi dan format komunikasi

Ketika Strategi Manajemen Komunikasi selesai, memeriksa terhadap kriteria kualitas untuk memastikan lengkap dan benar. Kriteria meliputi:

·         Semua pemangku kepentingan telah diidentifikasi dan berkonsultasi untuk kebutuhan komunikasi mereka

·         Ada kesepakatan dari semua pemangku kepentingan tentang frekuensi, isi dan metode komunikasi

·         Sebuah standar umum untuk komunikasi telah dianggap

·         Waktu, usaha dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan komunikasi diidentifikasi telah diizinkan dalam Rencana Tahap

·         Formalitas dan frekuensi komunikasi adalah wajar untuk kepentingan proyek-proyek dan kompleksitas

Menjalankan rapat dan menggunakan e-mail secara efektif.

Rapat dapat menjadi salah satu waktu terbesar mengalir untuk Anda sebagai individu dan untuk bisnis.Pertemuan dengan 7 orang semuanya membuat biaya $ 20 per jam bisnis $ 140 per jam. Jika pertemuan sekali-per-minggu dan ada 15 menit terbuang pada setiap pertemuan, jumlah limbah tahunan datang menjadi lebih dari $ 1.800. Saya tidak tahu tentang Anda, tetapi satu jam pertemuan dengan hanya 15 menit terbuang sebenarnya adalah sebuah pertemuan yang cukup bagus, dalam pengalaman saya. Setengah dari pertemuan yang terbuang lebih par untuk kursus, dan pertemuan seluruh yang tidak produktif cukup umum.

Berikut adalah beberapa cara Anda dapat memfasilitasi pertemuan lebih efektif dan mudah-mudahan mendapatkan lebih banyak dilakukan dalam waktu kurang.

1. Membuat orang muncul tepat waktu

Jika orang berdatangan selama 10 menit, yaitu banyak waktu terbuang. Sering kali orang datang terlambat karena mereka tahu pertemuan itu tak akan mulai tepat waktu, pula. Ini adalah semacam "menangkap 22," karena jika Anda memulai pertemuan dengan siapa pun di sana, sulit untuk mendapatkan apapun yang dilakukan. Jika Anda menunggu untuk semua orang, maka Anda membuat kemungkinan bahwa orang akan datang terlambat ke pertemuan berikutnya. Berikut adalah beberapa ide:

Email semua orang untuk mengingatkan mereka beberapa menit sebelum rapat dimulai.

Panggilan atau dijalankan oleh kantor orang yang Anda kenal sering terlambat.

Pergi ke depan dan memulai rapat tanpa semua orang. Ketika seseorang datang terlambat, meminta mereka mengejar ketinggalan dengan orang lain dalam kelompok untuk mencari tahu apa yang mereka tidak terjawab.

Mengadakan pertemuan di suatu tempat yang terlambat akan membuat mereka terlihat buruk atau setidaknya menjadi lebih terlihat.

Meminta orang untuk datang tepat waktu. Tergantung pada peran Anda, ini mungkin sederhana seperti membuat permintaan, atau sedikit lebih ketat, seperti menunjukkan bahwa mereka bersikap kasar terhadap orang lain yang datang tepat waktu.

Anda dapat menemukan cara-cara kreatif untuk membantu mendorong orang untuk datang tepat waktu, juga. Setelah saya mengalami masalah dengan individu tertentu yang selalu datang terlambat untuk pertemuan kita. Pada satu pertemuan, ia terlambat lagi. Aku mengambil semua yang ada di sana turun ke warnet, membeli semua minuman dan kami melanjutkan pertemuan kami di sana. Individu yang terlambat datang dan tidak tahu di mana semua orang. Kali berikutnya, ia datang tepat waktu.

2. Selalu memiliki agenda

Idealnya, Anda menginginkan sesuatu dengan jumlah tertentu perkiraan waktu yang dialokasikan untuk setiap item. Hal ini membuat mudah bagi Anda untuk mengidentifikasi hal-hal yang mulai menyeret lebih lama dari yang seharusnya. Gunakan agenda untuk memastikan Anda tetap di jalur. Ini tidak berarti Anda tidak dapat mendiskusikan sesuatu yang tidak ada dalam agenda, namun agenda membantu memberitahu Anda di mana Anda harus memilih kembali jika Anda mendapatkan sisi-dilacak.

Berikan orang agenda sebelumnya. Untuk pertemuan singkat, itu mungkin terbaik untuk memiliki dalam badan email. Jika Anda mengirimnya sebagai lampiran, ada kesempatan yang baik orang tidak akan membacanya sebelum pertemuan. Jika Anda memiliki dalam tubuh, mereka mungkin akan setidaknya skim itu. Paling tidak, Anda ingin mendapatkan agenda rapat ke dalam pikiran bawah sadar mereka sebelum mereka muncul.

Memiliki agenda juga membantu menunjukkan bahwa Anda terorganisir dan punya rencana. Ini menentukan harapan bahwa pertemuan Anda tidak akan membuang-buang waktu. Ini membantu membuat pertemuan dalam perspektif yang tepat dan membuatnya membawa persepsi lebih berharga.

3. Mintalah orang yang tepat

Sangat mudah untuk mendapatkan begitu banyak orang yang terlibat bahwa Anda tidak bisa mendapatkan apa pun dilakukan. Di sisi lain Anda tidak dapat memiliki pertemuan efektif jika Anda tidak memiliki orang yang tepat di sana. Jika Anda berbicara tentang sesuatu yang perlu disetujui oleh sejumlah orang, mungkin lebih baik untuk pertemuan dengan sekelompok kecil orang untuk hash keluar ide-ide dan rekomendasi untuk para pembuat keputusan untuk melihat.

Jumlah orang dalam sebuah pertemuan yang rumit. Anda ingin memanfaatkan diri dari bakat setiap orang, tetapi Anda tidak ingin memiliki sekelompok bobot mati, baik. Namun, ada pertimbangan lain sekedar kontribusi orang-orang ke pertemuan:

Politik - Kadang-kadang Anda akan perlu untuk mengundang seseorang sehingga mereka merasa penting. Anda berpotensi dapat membuat mereka merasa penting tanpa mengundang mereka dengan penjadwalan pertemuan saat ketika mereka memiliki pertemuan lain yang dijadwalkan.

Buy di - Terkait dengan sudut pandang politik, kadang-kadang Anda harus memiliki orang-orang dalam pertemuan karena mereka tidak akan mendukung kesimpulan Anda kecuali mereka merasa seperti mereka adalah bagian dari itu. Kadang-kadang Anda bisa mendapatkan sekitar ini dengan memiliki satu-satu sesi dengan mereka di depan waktu untuk mendengar keprihatinan mereka dan membuat mereka merasa seperti mereka adalah bagian dari proses.

Ada juga beberapa orang yang Anda ingin memastikan Anda tidak mengundang. Saya telah bekerja dalam organisasi yang telah tinggi tingkat karyawan yang tampaknya tidak pernah melakukan apa-apa.Mereka tampaknya merasa bahwa tanggung jawab mereka dalam hidup adalah untuk bermain advokat iblis dan memberitahu semua orang mengapa ide-ide mereka tidak akan bekerja. Jenis orang tidak bisa membuat keputusan, sendiri, dan biasanya memiliki apa-apa untuk menambahkan. Kadang-kadang mereka akan membantu Anda menghindari perangkap yang potensial, tetapi rasio signal-to-noise yang begitu tinggi bahwa masukan mereka tidak berharga, untuk sebagian besar. Ini adalah orang-orang Anda tidak ingin memiliki pertemuan Anda.

4. Menggunakan email secara efektif

Jangan melakukan pertemuan untuk sesuatu yang bisa lebih baik dikomunikasikan melalui email. Jika Anda hanya perlu untuk mendistribusikan fakta, gunakan email. Jika Anda perlu berdebat tentang cara terbaik untuk melakukan sesuatu, jangan mencoba untuk melakukan hal ini dalam kotak masuk-mengadakan pertemuan. Beberapa orang mencoba untuk menghindari penyebaran informasi melalui email karena membuat mereka terlihat lebih penting untuk melakukannya dalam sebuah pertemuan.Memberikan statistik dari bulan lalu bukan jenis hal yang setiap orang harus duduk di sebuah ruangan untuk mendengarkan. Mungkin membuat seseorang merasa penting, tetapi sia-sia kecuali nomor yang menghasilkan banyak pertanyaan-bahkan kemudian email mungkin merupakan media komunikasi yang lebih efektif.

Pernahkah Anda memperhatikan bagaimana ilmu pengetahuan menunjukkan fiksi memiliki seseorang di kapal ruang angkasa yang tugasnya tampaknya untuk mengulang apa pun sang kapten berkata kepada komputer lagi? Membaca nomor dari spreadsheet biasanya hanya sebagai gunanya.

5. Gunakan pertemuan untuk berdebat

Ini terdengar buruk, tapi sungguh, ini adalah apa yang membuat rapat yang efektif. Rapat membiarkan Anda mendapatkan orang-orang bersama-sama dan bekerja melalui perbedaan orang. Anda dapat pit berbagai ide terhadap satu sama lain dan datang dengan solusi yang terbaik. Jika Anda tidak memiliki berdebat terjadi di pertemuan Anda, maka Anda mungkin mengadakan pertemuan untuk alasan yang salah.

Anda harus belajar untuk berdebat adil. Anda mendiskusikan ide-ide, tidak menyerang orang secara pribadi. Ini mungkin memerlukan waktu sedikit untuk mendapatkan tim untuk membuka ke titik di mana mereka bergairah dapat mengekspresikan pandangan mereka, tapi itu adalah apa yang Anda butuhkan untuk pertemuan untuk benar-benar menjadi produktif.

Salah satu masalah umum adalah memiliki seseorang di sebuah pertemuan yang sangat penting bahwa tidak ada yang akan tidak setuju dengan dia / nya. Jika tidak ada orang yang akan tidak setuju, Anda mungkin juga hanya biarkan orang yang membuat semua keputusan. Aku punya desainer grafis bekerja untuk saya sekali yang tidak pernah akan setuju dengan saya ketika kami mengadakan pertemuan. Saya akhirnya bertanya padanya tentang hal ini. Dia mengatakan dia tidak ingin berdebat dengan bosnya. Saya menjelaskan bahwa saya membayar dia untuk tidak setuju dengan saya! Jika saya tidak ingin pendapatnya, saya tidak akan mempekerjakan dia di tempat pertama.

6. Rekam keputusan Anda

Seringkali keputusan yang dibuat pada pertemuan, tapi dalam beberapa bulan, tidak ada yang ingat mengapa. Mengambil catatan yang baik akan membantu Anda dengan mudah mengingat tidak hanyaapa yang telah diputuskan, tapi mengapa diputuskan. Hal ini juga membuat mudah bagi orang baru untuk dengan mudah mengejar dan memahami sejarah kelompok. Untuk membuat catatan, saya suka alat-alat seperti SubEthaEdit atau EtherPad yang membiarkan beberapa orang mengedit dokumen yang sama secara bersamaan. Saya suka alat ini karena mereka membantu menjaga setiap orang yang terlibat dan tidak memerlukan banyak waktu menciptakan "menit" setelah fakta.

Keuntungan lain dari memiliki catatan yang baik adalah bahwa hal itu memberikan Anda sebuah cara untuk menyampaikan isi pertemuan untuk orang-orang yang perlu tahu tentang diskusi, tetapi tidak bisa datang (atau Anda tidak ingin datang). Idealnya, memiliki catatan disimpan di suatu tempat bahwa setiap orang dapat mencari mereka adalah metode yang berharga pengetahuan manajemen untuk seluruh perusahaan.

7. Membunuh Power Point

Powerpoint dapat menjadi alat yang berguna untuk melakukan pelatihan, tetapi jika Anda menghabiskan banyak waktu dengan seseorang di depan ruang membolak-balik slide, itu adalah tanda bahwa pertemuan Anda tidak sangat efisien. Powerpoint dapat menjadi cara yang baik untuk memastikan semua orang adalah melihat hal yang sama sebagai titik awal untuk diskusi. Aturan praktis yang baik adalah tujuh menit. Jika orang yang mengendalikan Powerpoint berbicara selama lebih dari tujuh menit tanpa terputus atau mengajukan pertanyaan, maka informasi tersebut mungkin tidak perlu disajikan dalam pertemuan tersebut.

8. Dapatkan semua orang berbicara

Jangan biarkan orang menjadi peserta diam. Jika seseorang tidak berpartisipasi, mereka mungkin tidak nyaman dengan format-orang lain dapat melompat ke dalam, tapi mereka merasa seperti mereka perlu meminta izin untuk berbicara atau lebih memilih sesuatu dengan struktur yang lebih. Orang-orang perlu dimasukkan. Biasanya itu hanya masalah mengatakan, "Joe, menurutmu apa?" Intinya adalah, Anda perlu membuat usaha sadar untuk memasukkan semua orang. Jika mereka tidak didengar, maka mungkin membuang-buang uang bagi mereka untuk berada di sana.

9. Akhir waktu

Anda ingin orang untuk datang tepat waktu untuk pertemuan penting Anda. Anda harus memberikan mereka tingkat yang sama menghormati dan berakhir ketika Anda mengatakan Anda akan berakhir. Jika Anda tetap di atas jadwal waktu agenda Anda, mengakhiri tepat waktu seharusnya tidak terlalu sulit dan berakhir dini adalah selalu hal yang baik.